Vrácení DPH z Belgie: jak získat zpět belgickou DPH

Kdo může požádat o vrácení belgické DPH?

O vrácení DPH z Belgie může žádat podnik, který je osobou povinnou k dani a používá náklady pro ekonomickou činnost. Soukromá osoba, neplátcovské sdružení nebo subjekt bez zdanitelné ekonomické činnosti nepodává žádost stejným režimem jako obchodní společnost. Při přípravě žádosti nebo správě belgické DPH zajišťuje daňový zástupce v Belgii veškerou komunikaci se SPF Finances. Platné sazby najdete v přehledu DPH v Belgii.

První kontrola je vždy status k belgické DPH. Francouzská, německá, česká, švýcarská nebo americká společnost může zaplatit belgickou DPH na veletrhu, při pronájmu, lokální službě, pohonných hmotách nebo dovozu. Nárok ale existuje jen tehdy, pokud by daný výdaj v Belgii dával právo na odpočet a pokud byla belgická DPH správně účtována.

belgické DIČ k DPH má formát BE0123456789. Pokud už ho Vaše společnost má, obvykle nepoužívá zahraniční refundní proceduru. Belgickou DPH získává zpět přes periodické belgické přiznání.

Jaký postup zvolit pro vrácení DPH z Belgie?

Správný postup určuje Vaše situace vůči belgické DPH. Nejdřív rozhodněte, zda jde o belgické přiznání, elektronickou žádost podle směrnice 2008/9/ES, nebo 13. směrnici pro společnosti mimo EU.

Máte belgické DIČ k DPH

Při belgické registraci se DPH vrací přes Intervat v belgickém přiznání k DPH. Kredit DPH se uvede v periodickém přiznání a žádost o vrácení musí být aktivně označena. Pokud nejsou splněny podmínky refundace, belgická správa kredit standardně převede do dalšího období.

Tento režim se týká belgických společností i nerezidentů s belgickým číslem DPH. V takovém případě už nejde o zahraniční refundaci, ale o správu belgického DPH účtu.

Jste usazeni v Evropské unii

Podnik z EU bez belgické registrace používá elektronickou proceduru podle směrnice 2008/9/ES. Žádost se nepodává přímo v Intervatu. Podáte ji přes portál daňové správy ve státě usazení a tento portál ji předá belgickému SPF Finances.

Podmínkou je, že nejste v Belgii identifikováni k DPH. Pokud v Belgii nakupujete zboží za účelem dalšího prodeje nebo provádíte lokální plnění, může vzniknout povinnost belgické registrace. Potom se belgická DPH uplatňuje v belgickém přiznání, ne přes refundní portál.

Jste usazeni mimo Evropskou unii

Společnost mimo EU používá 13. směrnici a belgický formulář 803. Dokumentace bývá těžší než u podniků z EU: potvrzení o statusu osoby povinné k dani mladší než jeden rok, popis činnosti, faktury, soubor transakcí, bankovní údaje a plná moc, pokud žádost podává zástupce.

Před první žádostí je nutné získat VAT Refund ID. Bez tohoto identifikátoru se žádost může zastavit ještě před věcnou kontrolou faktur.

Které výdaje jsou v Belgii vratné?

Belgická DPH je vratná jen u výdajů, které dávají právo na odpočet podle belgických pravidel. To, že je náklad podnikatelský ve Vaší zemi, samo o sobě nestačí.

U vozidel počítejte s belgickými omezeními. SPF Finances uvádí omezenou vratnost u některých nákladů na osobní automobily a vany. U smíšeného použití musíte doložit profesní část a respektovat belgická pravidla, ne jen interní politiku Vaší firmy.

Jaké dokumenty připravit před podáním žádosti?

Dobrá refundace z Belgie se vyhrává před podáním. Doplňující dotazy SPF Finances snadno přidají 2 až 4 měsíce, zvlášť když faktury nepopisují přesně, co bylo koupeno a proč v Belgii.

Připravte minimálně:

• kopie detailních faktur, ne jen souhrnné výpisy;
• dobropisy, pokud existují;
• dovozní doklady, pokud DPH vznikla při dovozu;
• smlouvu, pokud na ni faktura odkazuje;
• bankovní údaje;
• popis ekonomické činnosti a důvod belgických nákupů;
• plnou moc, pokud žádost podává zástupce.

Společnost mimo EU musí přidat doklady specifické pro 13. směrnici. Typicky jde o potvrzení o statusu osoby povinné k dani mladší než jeden rok, překlad do francouzštiny, nizozemštiny, němčiny nebo angličtiny, právní dokumenty společnosti, soubor transakcí XLS/XLSX a PDF přílohy.

Jaké lhůty a limity platí pro vrácení belgické DPH?

Pro podniky z EU bez belgické registrace je klíčová lhůta 30. září. Žádost se podává nejpozději 30. září roku následujícího po roce faktur. Pozdní podání se v praxi rovná ztracenému nároku.

Období žádostí se nesmí překrývat a pro jeden kalendářní rok lze podat maximálně 5 žádostí. Žádost může pokrývat 3 až 11 měsíců, celý kalendářní rok nebo kratší zbytek roku.

Belgie rozhoduje standardně do 4 měsíců od přijetí žádosti. Pokud SPF Finances požádá o doplňující informace, lhůta se prodlužuje na 6 nebo 8 měsíců. Po kladném rozhodnutí má být částka uhrazena do 10 pracovních dnů.

U společnosti registrované v Belgii se řídíte pravidly belgického DPH účtu. Kredit lze vrátit, pokud je žádost v přiznání označena, je dosažen minimální limit, přiznání bylo podáno včas a správa zná bankovní účet.

Proč Belgie žádost o vrácení DPH odmítne?

Odmítnutí většinou nevzniká jednou velkou chybou, ale součtem slabých míst. Nepřesná faktura, špatný portál, DPH účtovaná bez právního důvodu a chybějící vysvětlení výdaje stačí k prodloužení řízení nebo zamítnutí.

Nejčastější chyby:

• podání zahraniční žádosti, i když společnost má belgické DIČ;
• žádost o vrácení DPH, která měla být samovyměřena nebo vůbec účtována neměla být;
• přiložení měsíčního souhrnu místo detailní faktury;
• zařazení hotelu, restaurace nebo reprezentačních nákladů bez důkazů výjimky;
• chybějící smlouva u faktury, která na smlouvu odkazuje;
• podání po lhůtě 30. září;
• nevysvětlený důvod nákupu v Belgii;
• neuvedení poměrného nároku na odpočet, pokud má podnik částečný nárok.

Chybně účtovanou belgickou DPH neopravuje SPF Finances. Opravu musí provést dodavatel: dobropis, následně nová faktura se správným režimem.

Jak Eurofiscalis zabezpečí vrácení DPH z Belgie?

Eurofiscalis zabezpečuje refundaci před podáním, ne až po zamítnutí. Kvalifikujeme správný režim, kontrolujeme faktury, izolujeme nevhodné výdaje, připravujeme podpůrné dokumenty a odpovídáme na dotazy SPF Finances.

Pomáháme zejména s těmito kroky:

• rozhodnutí mezi zahraniční refundací a belgickou registrací k DPH;
• kontrola belgických faktur a použitých sazeb;
• oddělení nevratných nebo omezených výdajů;
• příprava souboru transakcí;
• formální plná moc pro zastoupení;
• sledování doplňujících dotazů;
• podání žádostí podle směrnice 2008/9/ES i 13. směrnice.

Domluvte si schůzku se specialistou