Refusjon av belgisk MVA: slik får du tilbake MVA i Belgia

Hvem kan få refundert belgisk MVA?

Et selskap kan få refundert belgisk MVA når det er avgiftspliktig, kostnaden er reelt forretningsmessig, og belgisk MVA faktisk var skyldig. En privatperson, en ikke-avgiftspliktig forening eller en offentlig aktør uten økonomisk avgiftspliktig aktivitet bruker ikke refusjonsprosedyren som et kommersielt selskap.

Start med statusen din i Belgia. Et norsk, fransk, tysk, sveitsisk eller amerikansk selskap kan ha betalt belgisk MVA på messer, import, lokal leie, servicearbeid eller andre belgiske innkjøp. Refusjon krever likevel at aktiviteten ville gitt fradragsrett etter belgiske regler.

Et belgisk MVA-nummer følger formatet BE0123456789. Har du allerede et slikt nummer, skal MVA normalt ikke kreves tilbake via utenlandsk refusjon. Da håndteres kreditten i den periodiske belgiske MVA-meldingen.

Hvilken prosedyre skal du bruke?

Riktig prosedyre styres av hvor selskapet er etablert, og om det allerede er MVA-registrert i Belgia.

Hvis du har belgisk MVA-nummer

Har selskapet belgisk MVA-nummer, skjer refusjonen via den belgiske MVA-meldingen i Intervat. Kreditten føres på MVA-kontoen, og refusjon må normalt markeres uttrykkelig. Hvis vilkårene ikke er oppfylt, kan belgiske myndigheter overføre kreditten til neste periode i stedet for å betale den ut. Se vår MVA i Belgia for alle detaljer om satser.

Dette gjelder både belgiske selskaper og utenlandske selskaper som har registrert seg i Belgia fordi vareflyt, lager, lokal omsetning eller andre transaksjoner krever det.

Hvis selskapet er etablert i EU

Et EU-etablert selskap uten belgisk MVA-nummer bruker den elektroniske prosedyren etter direktiv 2008/9/EF. Søknaden sendes ikke direkte i Intervat. Den sendes via skatteportalen i selskapets etableringsland, som videresender søknaden til Belgia.

Kjernen er enkel: selskapet må ikke være MVA-identifisert i Belgia for den aktuelle perioden. Hvis innkjøp og videresalg i Belgia utløser belgisk registreringsplikt, må refusjonen tas gjennom belgisk MVA-melding.

Hvis selskapet er etablert utenfor EU

Selskaper utenfor EU bruker 13. direktiv-prosedyren. I Belgia betyr det normalt elektronisk søknad med skjema 803 hos SPF Finances, dokumentasjon på avgiftspliktig virksomhet, fakturaer, transaksjonsfil, bankopplysninger og fullmakt hvis en representant sender inn søknaden.

Før første søknad må selskapet be om en VAT Refund ID. Uten denne identifikatoren kan saken stoppe før fakturaene i det hele tatt vurderes.

Hvilke kostnader gir rett til refusjon?

Belgisk MVA kan bare refunderes når kostnaden ville gitt fradragsrett etter belgiske regler. At kostnaden er fradragsberettiget i hjemlandet ditt, er ikke nok.

SPF Finances legger særlige begrensninger på flere utenlandske refusjonssaker: enkelte bilkostnader kan være begrenset til 35 %, enkelte varebilkostnader til 85 %, og hotell- og restaurantkostnader refunderes normalt ikke uten konkret profesjonell begrunnelse.

Hvilke dokumenter bør ligge klare?

En god belgisk MVA-refusjon bygges før innsending. Manglende dokumentasjon gir ofte tilleggsspørsmål og 2 til 4 måneders ekstra behandlingstid.

Forbered minst:

• detaljerte fakturakopier, ikke bare samleoversikter;
• kreditnotaer hvis leverandøren har korrigert fakturaer;
• importdokumenter når MVA gjelder import;
• kontrakt hvis fakturaen viser til en avtale;
• bankopplysninger;
• beskrivelse av selskapets aktivitet og hvorfor kostnadene ble pådratt i Belgia;
• fullmakt hvis en representant sender inn søknaden.

For selskaper utenfor EU kommer det mer på toppen: attest på avgiftspliktig status som er under ett år gammel, oversettelse til fransk, nederlandsk, tysk eller engelsk ved behov, selskapsdokumenter, transaksjonsfil i XLS/XLSX og PDF-vedlegg.

For enkelte kostnader må bevisene være mer presise. Ved lastebil- eller varebilkostnader kan registreringsdokumenter bli etterspurt. Ved hotell eller restaurant knyttet til en tjenesteleveranse må Belgia kunne se hvem kostnaden gjelder, rollen til personen og hvilken leveranse kostnaden henger sammen med.

Frister, perioder og utbetaling

For EU-selskaper uten belgisk MVA-nummer må søknaden sendes senest 30. september året etter fakturaåret. Belgia behandler ikke en for sen 2008/9/EF-søknad som en formalitet som kan repareres senere.

Refusjonsperiodene må ikke overlappe. Du kan maksimalt sende 5 søknader for samme kalenderår. En søknad kan dekke 3 til 11 måneder, et helt kalenderår eller en kortere restperiode ved slutten av året.

Belgias vedtaksfrist er normalt 4 måneder fra mottak av søknaden. Hvis SPF Finances ber om tillegg informasjon, kan fristen forlenges til 6 eller 8 måneder. Etter positivt vedtak skal beløpet betales innen 10 virkedager.

For selskaper som allerede er MVA-registrert i Belgia, følger utbetalingen reglene for belgisk MVA-konto og periodisk MVA-melding. Refusjon krever at kreditten er korrekt deklarert, at refusjon er valgt i Intervat, at terskelen er nådd, og at bankkontoen er registrert hos myndighetene. Se vår guide om MVA-melding i Belgia.

Hvorfor blir belgisk MVA-refusjon avvist?

Avslag skyldes ofte flere små svakheter, ikke én stor feil. Belgia avviser gjerne saker der prosedyren er feil, fakturaene er for svake, eller MVA-en aldri skulle vært fakturert.

De vanligste feilene er:

• å sende utenlandsk refusjon selv om selskapet har belgisk MVA-nummer;
• å bruke 2008/9/EF selv om selskapet ikke er etablert i EU;
• å kreve MVA som skulle vært reverse charge eller ikke fakturert;
• å legge ved månedlige samlefakturaer i stedet for detaljerte fakturaer;
• å inkludere hotell, restaurant eller representasjon uten dokumentert unntak;
• å sende etter fristen 30. september;
• å ikke forklare hvorfor varer eller tjenester ble kjøpt i Belgia;
• å glemme fradragsprosenten når selskapet bare har delvis fradragsrett.

Hvis belgisk MVA er fakturert feil, refunderer ikke SPF Finances beløpet. Da må leverandøren utstede kreditnota og en ny korrekt faktura.

Hvordan Eurofiscalis sikrer refusjonen

Eurofiscalis sikrer refusjonen før innsending, ikke etter et avslag. Arbeidet vårt er å kvalifisere riktig prosedyre, kontrollere fakturaene, skille ut ikke-refunderbare kostnader, bygge dokumentasjonen og svare på spørsmål fra SPF Finances.

Vi hjelper særlig med å:

• avgjøre om saken skal gå via Intervat, 2008/9/EF eller 13. direktiv;
• kontrollere belgiske fakturaer og MVA-satser;
• identifisere kostnader som er utelukket eller begrenset;
• forberede transaksjonsfil og vedlegg;
• formalisere fullmakt for representasjon;
• følge opp tilleggsspørsmål fra belgiske myndigheter;
• sikre både EU- og ikke-EU-søknader.

Bestill møte med en spesialist