Tysk MVA-nummer: slik registrerer du deg i Tyskland

Når må et utenlandsk selskap ha tysk MVA-nummer?

Du må vurdere tysk MVA-registrering så snart selskapet har avgiftspliktige transaksjoner i Tyskland. For utenlandske selskaper utløses plikten typisk av vareflyt, lagersted, importmodell eller hvor tjenesten anses levert etter tyske MVA-regler. En MVA-representant i Tyskland kan forenkle prosessen.

De vanligste triggerne er:

• salg av varer som allerede befinner seg i Tyskland;
• lokale B2B- eller B2C-salg med tysk MVA;
• lager, 3PL, fulfilment eller konsignasjonslignende struktur i Tyskland;
• Amazon FBA i Tyskland eller Pan-European FBA;
• import til Tyskland etterfulgt av salg i EU;
• intra-EU anskaffelser med levering til Tyskland;
• arrangementer, messer eller adgangsbaserte tjenester i Tyskland;
• tjenester som etter tyske regler er avgiftspliktige lokalt.

Steuernummer, USt-IdNr. og ELSTER: tre forskjellige ting

Den største praktiske feilen er å bruke “tysk MVA-nummer” om tre ulike identifikatorer. Tyske myndigheter skiller tydelig mellom lokalt skattenummer, EU MVA-ID og innsendingssystem.

Steuernummer kommer fra Finanzamt. USt-IdNr. kan normalt først behandles når selskapet er registrert som avgiftspliktig næringsdrivende. ELSTER gir tilgang til å sende inn skjemaer, men er ikke et nummer du kan sette på fakturaen som MVA-ID.

OSS dekker ikke tysk lager eller Amazon FBA

OSS er nyttig for enkelte B2C-fjernsalg, men det er ikke en generell erstatning for tysk MVA-registrering. Hvis du selger fra et lager utenfor Tyskland direkte til tyske privatkunder, kan OSS i mange tilfeller brukes til å rapportere tysk MVA uten lokal tysk registrering.

Denne logikken endrer seg når varene fysisk ligger i Tyskland. Lager hos Amazon, en 3PL-partner eller egen logistikkpartner gir tyske lokale varebevegelser og lokale salg. Da er tysk MVA-registrering normalt nødvendig, selv om B2C-salget ellers kunne vært rapportert via OSS.

Slik foregår MVA-registreringen i Tyskland

Prosessen starter med riktig Finanzamt, ikke med BZSt. For utenlandske selskaper bestemmes kompetansen ofte etter etableringsland og aktivitet. Franske selskaper håndteres for eksempel typisk av Finanzamt Offenburg, men andre land kan ha andre kompetente kontorer.

1. Kartlegg tyske transaksjoner

Start med å dokumentere hvorfor registreringen trengs. Finanzamt vil normalt se en konkret aktivitet, ikke bare en generell plan om å selge i Tyskland.

Beskriv særlig:

• om varene lagres i Tyskland;
• hvilken marketplace eller logistikkpartner som brukes;
• importland og tollflyt;
• B2B- og B2C-fordeling;
• forventet oppstartsdato;
• forventet omsetning og transaksjonstyper;
• om selskapet allerede har EU MVA-registreringer.

2. Samle dokumentene

Et komplett dossier reduserer risikoen for tilleggsspørsmål. Dokumentene varierer etter land og selskapsform, men utenlandske selskaper bør normalt forberede:

• firmaattest eller handelsregisterutdrag;
• vedtekter eller stiftelsesdokumenter;
• identifikasjon for daglig leder eller juridisk representant;
• bekreftelse på MVA-plikt i etableringslandet;
• beskrivelse av aktiviteten i Tyskland;
• lageradresse eller fulfilment-dokumentasjon;
• bankopplysninger, ofte IBAN/BIC;
• fullmakt hvis en rådgiver eller mandatar håndterer saken.

En enkel oversettelse til tysk eller engelsk er ofte tilstrekkelig i praksis, men Finanzamt kan be om mer presis dokumentasjon hvis saken er kompleks.

3. Send inn questionnaire/formular via ELSTER eller etter Finanzamtets prosedyre

Registreringen skjer via tysk skatteadministrasjon, normalt elektronisk. ELSTER brukes for elektronisk innsending, men utenlandske selskaper kan også møte særskilte skjemaer eller rutiner avhengig av kompetent Finanzamt.

Skjemaet dekker blant annet selskapsdata, aktivitet, bankkonto, forventet omsetning, MVA-relevante transaksjoner og behov for USt-IdNr. Når Finanzamt behandler registreringen, tildeles Steuernummer og rapporteringsforpliktelser.

4. Motta Steuernummer og be om USt-IdNr. ved behov

Steuernummer kommer først i den tyske registreringslogikken. Når selskapet er registrert hos Finanzamt, kan USt-IdNr. behandles via BZSt hvis selskapet trenger EU MVA-ID for intra-EU transaksjoner.

USt-IdNr. skal ikke forveksles med Steuernummer. Den brukes særlig ved intra-EU B2B-salg, VIES-kontroll og fakturering på tvers av EU.

Hvor lang tid tar det?

Rundt 40 dager er et realistisk praktisk estimat, ikke en garanti. Tiden avhenger av kompetent Finanzamt, dokumentkvalitet, selskapsland, aktivitetstype og om myndighetene ber om avklaringer.

Forsinkelser kommer ofte fra:

• feil Finanzamt;
• uklart lager- eller importscenario;
• manglende oversettelser;
• manglende fullmakt;
• uklare bankopplysninger;
• ufullstendig forklaring av FBA- eller 3PL-modellen.

Hvis første salg, import eller marketplace-lansering allerede er planlagt, bør registreringen startes før logistikken aktiveres. Tysk MVA-compliance blir dyrere når registreringen kommer etter transaksjonene.

Må du ha skatterepresentant i Tyskland?

EU-selskaper trenger normalt ikke en obligatorisk fiscal representative, men en lokal mandatar er ofte praktisk nødvendig. Tysk språk, ELSTER-tilgang, Finanzamt-korrespondanse og frister gjør at mange selskaper bruker en MVA-representant i Tyskland selv når loven ikke krever det.

For selskaper utenfor EU bør formuleringen være mer nyansert. En representant, mandatar eller lokalt autorisert kontaktpunkt kan være påkrevd eller sterkt anbefalt avhengig av etableringsland, transaksjonsmodell, risikonivå og krav fra kompetent Finanzamt. Dette må avklares konkret før registreringen sendes inn.

En markedsmessig pris for bistand med registrering ligger ofte rundt 700-1 000 EUR ekskl. MVA, men dette er ikke et offentlig gebyr. Løpende rapportering, Intrastat, ZM og årsoppgaver faktureres normalt separat.

Hva skjer etter at du har fått tysk MVA-nummer?

Registreringen er starten på compliance, ikke slutten. Når selskapet har tysk Steuernummer og eventuelt USt-IdNr., må transaksjonene rapporteres og dokumenteres etter tyske regler. Se vår oversikt over MVA i Tyskland for detaljer om satser og frister.

Typiske forpliktelser etter registrering:

• periodiske tyske MVA-meldinger via ELSTER;
• betaling av netto tysk MVA innen frist;
• fakturaer med riktig sats, nummer og juridiske opplysninger;
• Zusammenfassende Meldung (ZM) for relevante intra-EU B2B-transaksjoner;
• Intrastat dersom tersklene krysses;
• dokumentasjon for import, eksport, transport og reverse charge;
• oppfølging av brev og spørsmål fra Finanzamt.

Tyskland bruker hovedsakelig 19 % standard MVA og 7 % redusert sats. Redusert sats kan gjelde blant annet enkelte matvarer, bøker, aviser og kulturrelaterte ytelser. Feil sats gir feil faktura, feil betaling og ofte avvik i rapporteringen. Rapporteringen skjer via tysk MVA-melding (Umsatzsteuervoranmeldung).

Praktisk sjekkliste før du søker

En god søknad forklarer tysk aktivitet presist. Før du sender inn registreringen, bør du kunne svare ja på disse punktene:

1. Transaksjonstypene i Tyskland er kartlagt.
2. Lagerland og fulfilment-partnere er dokumentert.
3. Det er avklart om OSS er tilstrekkelig eller om tysk lokal registrering kreves.
4. Riktig Finanzamt er identifisert.
5. Selskapsdokumenter og MVA-bekreftelse er samlet.
6. Fullmakt er klar hvis en rådgiver sender inn saken.
7. Behov for USt-IdNr. er vurdert.
8. Rapportering etter registrering er planlagt før første frist.

Eurofiscalis kan håndtere MVA-registrering i Tyskland, koordinere med Finanzamt, sikre korrekt skille mellom Steuernummer og USt-IdNr., og sette opp den løpende rapporteringen etter at nummeret er mottatt. Les også om MVA-refusjon for utenlandske selskaper i Tyskland.

Sjekk også: fakturere kunde i Tyskland