Tysk MVA-refusjon for utenlandske selskaper

Hvilken prosedyre gjelder for tysk MVA-refusjon?

Riktig kanal bestemmes før du samler fakturaene. Tysk MVA-refusjon fungerer ikke som en generell refusjonsblankett som passer alle utenlandske selskaper. Prosedyren avhenger av selskapets etableringsland og om selskapet har avgiftspliktige transaksjoner i Tyskland. En MVA-representant i Tyskland kan hjelpe med søknadsprosessen.

EU-selskaper: refusjon via portalen i etableringslandet

Et EU-selskap søker ikke direkte hos BZSt i første steg. Søknaden sendes elektronisk via MVA-refusjonsportalen i selskapets eget EU-land. Et fransk selskap bruker for eksempel den franske portalen, et belgisk selskap den belgiske, og systemet videresender kravet til Tyskland.

For å bruke denne prosedyren må selskapet normalt:

• være MVA-pliktig i sitt EU-etableringsland;

• ikke ha sete eller fast etablering i Tyskland;

• ikke ha utført tyske transaksjoner som krever lokal MVA-registrering;

• kunne dokumentere tysk MVA på profesjonelle kostnader.

Selve søknaden inneholder fakturalinjer, leverandørdata, MVA-beløp og kostnadskoder. Skannede fakturaer kan kreves, særlig for høye beløp: ofte over 1 000 EUR, og over 250 EUR for drivstoff.

Selskaper utenfor EU: 13. direktiv, BZSt og gjensidighet

Selskaper utenfor EU må normalt gå gjennom BZSt og oppfylle gjensidighetskravet. Tyskland refunderer ikke automatisk MVA til alle tredjelandsforetak. Hjemlandet må i praksis gi tilsvarende refusjonsmulighet til tyske selskaper. Se MVA i Tyskland for gjeldende satser og regler.

Prosedyren bør planlegges tidlig fordi BZSt kan kreve:

• søknad via gjeldende BZSt-/BOP-løsning;

• opplasting av fakturaer og importdokumenter der dette kreves;

• attest på avgiftspliktig status fra hjemlandets skattemyndighet;

• fakturaer eller originaldokumenter i det formatet BZSt krever for den aktuelle saken;

• tysk eller administrativt akseptabel dokumentasjon på kostnadene.

Tidligere var tredjelandsprosedyren i stor grad papirbasert med originalfakturaer. I 2026 bør dette ikke beskrives absolutt: BZSt bruker i økende grad BZSt Online Portal (BOP) og digitale vedlegg, men kan fortsatt kreve bestemte originaler eller supplerende dokumentasjon etter gjeldende regler.

Hvis selskapet har tysk MVA-nummer

Tysk MVA-nummer flytter refusjonen inn i den tyske MVA-compliance-prosessen. Inngående MVA trekkes da fra mot utgående MVA i de periodiske tyske MVA-meldingene, ikke via portalen for EU-refusjon eller tredjelandsrefusjon. Se vår guide om MVA-registrering i Tyskland for detaljer.

Dette gjelder typisk selskaper med:

• varelager i Tyskland, inkludert enkelte fulfilment- eller marketplace-oppsett;

• lokale B2C- eller B2B-salg som utløser registrering;

• import eller transaksjoner som rapporteres i tysk MVA-melding;

• annen fast eller registreringspliktig aktivitet i Tyskland.

Hvis fradragsberettiget inngående MVA overstiger innkrevd MVA i perioden, kan saldoen gi et tilgodebeløp via Finanzamt. Dokumentasjonen må fortsatt være komplett og knyttet til selskapets tyske rapportering.

Frister, minstebeløp og behandlingstid

Fristene er absolutte i praksis og bør styre intern kalender. En korrekt søknad som sendes for sent, er normalt en tapt refusjon.

Tyskland kan be om tilleggsopplysninger. Da kan behandlingstiden forlenges, særlig hvis fakturaer, importdokumenter eller avgiftsstatus ikke er tydelige.

Hvilke kostnader kan gi refusjon?

Kostnaden må være profesjonell, dokumentert og fradragsberettiget etter tyske regler. At MVA er fradragsberettiget i hjemlandet, betyr ikke automatisk at Tyskland refunderer den.

Typiske kostnader som kan være relevante:

• messer, stands, tekniske tjenester og leie av utstillingsareal;

• hotell og profesjonelle reisekostnader;

• transport, bompenger, drivstoff og leie av nyttekjøretøy;

• opplæring, seminarer og faglige arrangementer;

• tyske leverandørkostnader med korrekt fakturert MVA.

Vanlige avslag gjelder private eller blandede kostnader, representasjon uten tilstrekkelig dokumentasjon, enkelte personbilkostnader, feil MVA-sats, manglende mottakerinformasjon eller fakturaer som ikke oppfyller tyske formkrav.

Slik reduserer du risikoen for avslag

Avslag skyldes oftere dokumentasjon enn selve retten til refusjon. Den beste kontrollen skjer før søknaden sendes, ikke etter at BZSt ber om forklaring.

Bruk denne interne sjekken:

1. Bekreft om selskapet skal bruke EU-portalen, BZSt/BOP eller tysk MVA-melding.

2. Sorter fakturaene etter refusjonsperiode og kostnadskode.

3. Kontroller at leverandør og mottaker er korrekt identifisert.

4. Sjekk tysk MVA-sats, grunnlag og MVA-beløp.

5. Fjern kostnader med privat, blandet eller usikker fradragsrett.

6. Skaff avgiftsattest tidlig for tredjelandsforetak.

7. Send inn før intern frist, ikke på lovens siste dag.

Sikre tysk MVA-refusjon uten friksjon

Tysk MVA-refusjon er først og fremst en kanal- og dokumentasjonsøvelse. EU-selskaper må gjennom portalen i etableringslandet innen 30. september. Selskaper utenfor EU må håndtere BZSt, gjensidighet og 30. juni-fristen. Selskaper med tysk MVA-nummer må bruke de tyske MVA-meldingene. For løpende rapporteringsforpliktelser, se tysk MVA-melding (Umsatzsteuervoranmeldung).

Eurofiscalis kan kontrollere refusjonskanalen, gjennomgå fakturaene, forberede søknaden og følge opp tyske myndigheter ved spørsmål eller supplerende dokumentasjonskrav.