Split payment i Polen: MPP-reglene forklart

Split payment i Polen: hovedregelen

Split payment i Polen er en betalingsmekanisme for VAT, ikke en egen skatt. Kjøperen betaler én faktura, men banken fordeler beløpet mellom to kontoer hos selgeren: nettobeløpet til vanlig oppgjørskonto og VAT-beløpet til selgerens VAT-konto. Eurofiscalis tilbyr MVA-representant i Polen og full oversikt over MVA i Polen.

Ordningen kalles på polsk Mechanizm Podzielonej Płatności (MPP). Den ble innført i Polen fra 1. juli 2018 for å gjøre VAT-betalinger mer sporbare, redusere svindel og begrense risikoen for såkalte VAT-karuseller. Det gjelder selskaper som er forpliktet til å levere mva-melding i Polen.

Når er MPP obligatorisk i Polen?

MPP er obligatorisk når tre vilkår er oppfylt samtidig. Fakturaen må overstige 15 000 PLN brutto, transaksjonen må være mellom VAT-pliktige virksomheter, og fakturaen må omfatte minst én vare eller tjeneste fra vedlegg 15 til den polske VAT-loven. Hvis selskapet ikke er MVA-registrert i Polen ennå, se guide om MVA-nummer i Polen.

Det betyr at split payment gjelder typisk for B2B-transaksjoner med risikoutsatte varer eller tjenester. Mekanismen brukes ikke på samme måte for forbrukerkjøp, kontantbetalinger eller kortbetalinger.

Vilkårene for obligatorisk split payment

Du må bruke MPP når alle disse punktene gjelder:

• fakturaens bruttobeløp overstiger 15 000 PLN,
• transaksjonen er B2B, altså mellom VAT-pliktige virksomheter,
• fakturaen inneholder minst én vare eller tjeneste fra vedlegg 15,
• betalingen skjer ved bankoverføring.

Hvis ett av vilkårene mangler, er MPP normalt ikke obligatorisk. Mekanismen kan likevel brukes frivillig i enkelte situasjoner.

Hvilke varer og tjenester omfattes av vedlegg 15?

Vedlegg 15 samler varer og tjenester som polske myndigheter anser som særlig utsatt for VAT-risiko. Listen omfatter blant annet drivstoff, stål, enkelte metaller, elektronikk, byggtjenester og deler til motorkjøretøy.

Eksempler på varer og tjenester som kan være omfattet:

• drivstoff,
• stål og stålprodukter,
• skrap og avfall,
• edle og uedle metaller som gull, sølv og kobber,
• stretchfolie,
• smarttelefoner, nettbrett og spillkonsoller,
• byggtjenester,
• deler og tilbehør til motorkjøretøy,
• kull og kullbaserte produkter,
• elektriske maskiner, utstyr, deler og tilbehør.

Listen må kontrolleres mot vedlegg 15 i den polske VAT-loven. Det er ikke nok å vurdere varen kommersielt. Den juridiske klassifiseringen avgjør om split payment er obligatorisk.

Hvordan fungerer VAT-kontoen?

VAT-kontoen er en egen bankkonto knyttet til virksomhetens polske bedriftskonto. Banken åpner den automatisk og uten kostnad når virksomheten har en relevant firmakonto i Polen. Kontoen brukes til å motta og holde VAT-beløp fra split payment.

Midler på VAT-kontoen er ikke like frie som penger på en vanlig bankkonto. De kan brukes til bestemte skatte- og avgiftsformål, blant annet VAT, CIT, PIT, toll og særavgifter. De kan også overføres mellom egne VAT-kontoer i ulike banker.

Kan pengene på VAT-kontoen frigis?

Ja, men det krever søknad til skattekontoret. Hvis selskapet vil bruke midlene til andre formål, må det søke lederen for det relevante skattekontoret om frigivelse.

Skattekontoret har 60 dager på å behandle søknaden. Ved avslag kan selskapet klage innen 14 dager.

Hvordan gjør du en split payment-overføring?

En MPP-betaling gjøres med en særskilt overføringsmelding i nettbanken. Kjøperen fyller inn bestemte felt, og banken fordeler automatisk betalingen mellom selgerens ordinære konto og selgerens VAT-konto. Se vår guide om fakturere kunder i Polen for krav til fakturamerking.

Overføringsmeldingen skal normalt inneholde:

• VAT-beløpet som skal betales,
• fakturaens totale bruttobeløp,
• fakturanummeret,
• leverandørens NIP-nummer, altså polsk skatteidentifikasjonsnummer.

Flere fakturaer kan betales samlet med MPP når de gjelder samme leverandør og fakturaperioden ikke er kortere enn én dag og ikke lengre enn én måned. Da oppgis samlet beløp og perioden betalingen gjelder.

Hva med fakturaer i utenlandsk valuta?

Fakturaer i utenlandsk valuta krever særskilt oppmerksomhet. VAT-beløpet må betales i PLN gjennom MPP, mens nettobeløpet kan betales i fakturaens valuta. I praksis kan det bety to separate overføringer: én MPP-betaling for VAT i PLN og én betaling for nettobeløpet i den utenlandske valutaen.

Når trenger du ikke bruke split payment?

MPP er ikke obligatorisk i alle polske transaksjoner. Mekanismen gjelder først og fremst bestemte B2B-betalinger ved bankoverføring.

Du trenger normalt ikke bruke obligatorisk MPP når:

• kjøperen er forbruker, altså B2C,
• fakturaen er uten VAT fordi leverandøren er fritatt,
• betalingen skjer kontant eller med betalingskort,
• fakturaens bruttobeløp er under 15 000 PLN,
• varen eller tjenesten ikke omfattes av vedlegg 15.

Frivillig bruk er likevel mulig. Selskaper kan bruke split payment for å holde bedre kontroll på VAT-midler, også når fakturaen ikke overstiger terskelen eller ikke gjelder varer og tjenester fra vedlegg 15.

Hvilke sanksjoner gjelder ved feil MPP?

Feil bruk av MPP kan ramme både kjøper og selger. Den vanligste økonomiske risikoen er en tilleggsskatt på 30 % av VAT-beløpet som gjelder varer eller tjenester fra vedlegg 15.

Risiko for kjøper

Kjøperen kan få konsekvenser når MPP skulle vært brukt, men betalingen ble gjort på vanlig måte. Risikoen omfatter:

• tilleggsskatt på 30 % av relevant VAT-beløp,
• tap av fradragsrett som skattemessig kostnad for betalingen,
• skattestraff ved alvorlige brudd, særlig for enkeltpersonforetak, med bøter opptil 720 dagsatser.

Sanksjoner kan i enkelte tilfeller unngås hvis leverandøren likevel har avregnet VAT korrekt. Det bør ikke brukes som arbeidsmetode. Det er en risikoreduksjon etter en feil, ikke en alternativ betalingsprosess.

Risiko for selger

Selgeren må merke fakturaen korrekt når MPP er obligatorisk. Fakturaen skal ha merknaden mechanizm podzielonej płatności når den gjelder varer eller tjenester fra vedlegg 15 og de øvrige vilkårene er oppfylt.

Ved feil fakturamerking kan selgeren risikere:

• tilleggsskatt på 30 % av VAT-beløpet på fakturaen,
• skattebot opptil 180 dagsatser,
• solidarisk ansvar dersom feil fakturering påvirker kjøperens VAT-forpliktelser.

Praktisk sjekkliste før betaling i Polen

Den tryggeste MPP-rutinen er en kort kontroll før fakturaen betales. For internasjonale selskaper bør denne kontrollen ligge i både faktureringsprosessen og betalingsprosessen.

Sjekk alltid:

• om fakturaen overstiger 15 000 PLN brutto,
• om transaksjonen er B2B,
• om varen eller tjenesten står i vedlegg 15,
• om fakturaen er merket med mechanizm podzielonej płatności,
• om betalingen skal skje med bankoverføring,
• om NIP, fakturanummer, VAT-beløp og bruttobeløp er korrekt i bankmeldingen,
• om fakturaen er i PLN eller utenlandsk valuta.

Eurofiscalis kan sikre MPP-prosessen din i Polen

Split payment i Polen er håndterbart når faktura, bankbetaling og VAT-rapportering er samordnet. Risikoen oppstår når ett ledd behandles isolert: salgsteamet merker fakturaen, regnskapet bokfører VAT, og treasury betaler uten å se MPP-kravet. Vi hjelper også med MVA-melding i Polen og løpende rapportering.

Eurofiscalis bistår utenlandske selskaper med polsk regnskap, VAT-forpliktelser og praktisk håndtering av MPP. Vi hjelper deg med å identifisere transaksjoner som omfattes, sette opp kontrollpunkter og redusere risikoen for sanksjoner.