Quick Fixes MVA 2020: slik sikrer du avgiftsfrie B2B-leveranser i EU

Hva er Quick Fixes MVA 2020?

Quick Fixes MVA 2020 er EUs praktiske sikkerhetsregler for avgiftsfrie intrakommunitære B2B-leveranser av varer. De ble innført fra 1. januar 2020 gjennom Directive (EU) 2018/1910 og Implementing Regulation (EU) 2018/1912.

Reglene ble laget for å harmonisere områder der EU-land tidligere praktiserte fritaket ulikt: Disse reglene henger tett saman med Intrastat-rapportering, som stiller egne krav til statistikkrapportering av de samme vareflyene.

• rollen til kjøpers MVA-nummer i VIES;

• rapportering i EC Sales List;

• bevis for fysisk transport mellom EU-land;

• call-off stock;

• kjedesalg (chain transactions).

For norske selskaper er poenget ikke at Norge blir del av EU-reglene. Poenget er at en norsk konsernstruktur, nettbutikk, grossist eller produsent ofte har EU-registreringer, EU-lager eller EU-kunder. Da må EU-reglene følges i landet der leveransen behandles.

Når kan en EU-leveranse faktureres uten MVA?

En intrakommunitær B2B-leveranse kan faktureres uten MVA når varer faktisk sendes fra ett EU-land til et annet og kjøper er MVA-identifisert i EU. Etter Quick Fixes må leverandøren særlig kontrollere tre punkter før faktura uten MVA utstedes.

De tre kontrollene er:

• kjøper har oppgitt et gyldig MVA-nummer tildelt av et annet EU-land enn avsenderlandet;

• leveransen rapporteres korrekt i EC Sales List;

• leverandøren kan dokumentere transporten til et annet EU-land.

Dette bør behandles som en compliance-kontroll per transaksjon. En månedlig opprydding i etterkant er ofte for sent hvis dokumentasjonen manglet da varen ble levert.

VIES-nummeret er en materiell vilkår

Kjøpers MVA-nummer er ikke lenger bare en fakturaopplysning; det er en materiell vilkår for fritaket. Kunden må kommunisere et gyldig MVA-identifikasjonsnummer som er tildelt av et EU-land annet enn landet der transporten starter.

Leverandøren bør kontrollere nummeret i VIES før fakturering uten MVA. Beviset bør arkiveres med dato og transaksjonsreferanse, for eksempel som skjermbilde, eksportlogg, API-respons eller ERP-spor.

Hvis nummeret er ugyldig, mangler eller ikke stemmer med kunden, blir avgiftsfri fakturering risikabel. Leverandøren kan måtte fakturere lokal MVA i avsenderlandet eller korrigere når kunden senere dokumenterer forholdet etter lokale regler.

En VIES-sjekk flere uker etter leveringen beviser ikke nødvendigvis at nummeret var gyldig på leveringstidspunktet. Arkiver kontrollen når ordren godkjennes eller senest før faktura uten MVA sendes.

EC Sales List må stemme med fakturaen

Leveransen må rapporteres i EC Sales List for at fritaket skal være robust. Dette er den periodiske oversikten over intrakommunitære leveranser, brukt av EU-landene for å kontrollere at kjøper rapporterer tilsvarende anskaffelse.

Etter Directive (EU) 2018/1910 kan manglende eller feil rapportering svekke fritaket. Det finnes en viktig nyanse: hvis leverandøren handler i god tro og kan begrunne feilen overfor skattemyndighetene, kan fritaket i noen tilfeller bevares.

Den praktiske kontrollen er å avstemme hver faktura uten MVA mot tre bevis:

• validert MVA-nummer;

• dokumentert transport;

• korrekt linje i EC Sales List.

I Frankrike er dette knyttet til den skattemessige rapporteringen som historisk lå nær DEB-systemet. I andre EU-land brukes lokale navn, men funksjonen er den samme: myndighetene skal se hvilken kunde som skal reverse charge-behandle kjøpet.

Transportbevis: dokumentene må fortelle samme historie

Fritaket krever bevis for at varen faktisk forlot avsenderlandet og ankom et annet EU-land. Implementing Regulation (EU) 2018/1912 innførte en presumsjon for transport når leverandøren har bestemte, uavhengige og ikke-motstridende dokumenter.

Typiske dokumenter er:

• signert CMR-fraktbrev;

• konnossement;

• flyfraktfaktura;

• faktura fra transportør;

• forsikringspolise knyttet til transporten;

• bankdokumentasjon for betaling av transport;

• offentlig dokument som bekrefter ankomst;

• lagerkvittering fra mottakerlandet.

Det holder ikke at ett dokument finnes. Dokumentene må peke på samme vare, samme kunde, samme rute og en sammenhengende dato eller periode.

Når selger organiserer transporten

Når selger organiserer transporten, kan presumsjonen normalt bygges med to uavhengige transportbevis eller ett transportbevis pluss ett annet godkjent dokument. Dokumentene må komme fra parter som er uavhengige av både selger og kjøper.

En intern følgeseddel eller et enkelt leveringsbevis signert av kunden er derfor sjelden nok alene. Den kan støtte saken, men bør ikke være hovedbeviset hvis skattemyndighetene ber om dokumentasjon.

Når kjøper organiserer transporten

Når kjøper organiserer transporten, må selger hente inn en skriftlig erklæring fra kjøper i tillegg til transportbevisene. Erklæringen skal bekrefte at varene er sendt eller transportert til et annet EU-land av kjøper eller på kjøpers vegne.

Erklæringen bør identifisere:

• kjøperens navn og adresse;

• utstedelsesdato;

• varenes mengde og art;

• ankomstdato og ankomststed;

• bestemmelseslandet;

• personen som tar imot varene på kjøpers vegne, når relevant.

Reglene angir at kjøper skal gi erklæringen til selger innen den tiende dagen i måneden etter leveransen. I praksis bør leverandøren følge opp dette før perioden lukkes.

Incoterms avgjør ikke alene MVA-behandlingen. De kan forklare hvem som organiserer transporten, men fritaket krever fortsatt VIES-kontroll, rapportering og dokumentasjon etter Quick Fixes.

Call-off stock: forenkling uten lokal MVA-registrering

Quick Fixes harmoniserte call-off stock, altså lager der leverandøren sender varer til et annet EU-land for en kunde som allerede er kjent. Hvis vilkårene er oppfylt, kan leverandøren unngå umiddelbar MVA-registrering i lagerlandet.

Forenklingen gjelder typisk når:

• kunden er identifisert før transporten starter;

• leverandøren ikke er etablert i mottakerlandet;

• kunden har MVA-nummer i mottakerlandet;

• overføringen føres i obligatoriske registre;

• kundens uttak skjer innen 12 måneder etter ankomst;

• opplysningene rapporteres korrekt i EC Sales List.

Dette er ikke det samme som et åpent lager for flere mulige kunder. Hvis kunden ikke er kjent, vilkårene brytes, varene sendes videre til et annet land eller fristen overskrides, kan lokal MVA-registrering bli nødvendig.

Kjedesalg: bare én leveranse kan være avgiftsfri

Ved kjedesalg selges samme vare gjennom flere ledd, men transporteres bare én gang mellom EU-land. Eksempel: A selger til B, B selger til C, og varen sendes direkte fra A til C. Se mer om reglene for trekanttransaksjon i EU-MVA.

MVA-spørsmålet er hvilken transaksjon som skal knyttes til transporten. Bare den transaksjonen kan behandles som intrakommunitær leveranse med fritak. De andre transaksjonene må analyseres som lokale leveranser eller etter reglene i de berørte landene.

Etter Quick Fixes tilordnes transporten som hovedregel leveransen til mellomoperatøren. Men hvis mellomoperatøren gir leverandøren et MVA-nummer utstedt av avsenderlandet, kan transporten knyttes til leveransen som mellomoperatøren selv foretar.

Dette påvirker faktureringen direkte. Feil transaksjon som avgiftsfri leveranse kan utløse korreksjoner, lokal MVA-registrering og avstemming av hele fakturakjeden.

Checklist før faktura uten MVA

Bruk denne sjekklisten før du utsteder en faktura uten MVA for en intrakommunitær B2B-vareleveranse. Den fanger opp de punktene som oftest skaper risiko ved kontroll.

Kontroller at:

• kunden er en B2B-avgiftspliktig virksomhet;

• kundens MVA-nummer er gyldig i VIES;

• nummeret tilhører kunden som faktureres;

• varene fysisk forlater avsenderlandet;

• bestemmelseslandet i EU er dokumentert;

• transportbevisene er uavhengige og ikke-motstridende;

• fakturaen viser riktig intrakommunitær behandling;

• leveransen tas med i EC Sales List;

• fritatt transaksjon er identifisert ved kjedesalg;

• registre og 12-månedersfrist følges ved call-off stock.

Vanlige feil som svekker fritaket

Den vanligste feilen er å behandle Quick Fixes som papirarbeid etter salget. Reglene må inn i ordre-, logistikk- og faktureringsflyten.

Fire feil går igjen:

• VIES-nummeret kontrolleres etter levering, ikke før fakturering;

• leverandøren har bare en signert følgeseddel, men ingen uavhengige transportbevis;

• EC Sales List glemmes eller fylles ut med feil kunde- eller beløpsinformasjon;

• kjedesalg behandles som om alle ledd kan være avgiftsfrie.

Jeg er Jim, MVA-spesialist hos Eurofiscalis. Jeg hjelper franske og internasjonale selskaper med å sikre deres virksomhet i Europa.