EC Sales List og INTRASTAT i Polen

Når må du levere VAT-UE og INTRASTAT i Polen?

VAT-UE gjelder fra første B2B-transaksjon med et annet EU-land. Det finnes ingen omsetningsterskel. Har du et polsk MVA-nummer og gjennomfører rapporteringspliktige EU-transaksjoner, skal den polske EC Sales List leveres elektronisk. Eurofiscalis tilbyr MVA-representant i Polen og full oversikt over MVA i Polen.

INTRASTAT gjelder først når vareflyten passerer tersklene. Rapporteringen måles separat for innførsel til Polen og utførsel fra Polen. Tjenester holdes utenfor INTRASTAT, selv om de kan være relevante for VAT-UE.

EC Sales List i Polen: VAT-UE uten terskel

VAT-UE er den polske sammenstillingsoppgaven for EU-transaksjoner. Den brukes av skattemyndighetene til å kryssjekke B2B-transaksjoner i VIES og kontrollere at omvendt avgiftsplikt brukes riktig. Du kan lese mer om registreringsprosessen i vår guide om MVA-nummer i Polen.

Du må normalt rapportere i VAT-UE når et polsk MVA-registrert selskap har:

• intra-EU leveranser av varer fra Polen til en MVA-pliktig kunde i et annet EU-land,
• intra-EU anskaffelser av varer,
• B2B-tjenester der beskatningsstedet følger hovedregelen i artikkel 28b i direktiv 2006/112/EF,
• forenklede trekanttransaksjoner,
• relevante call-off stock- eller lagerbevegelser der reglene krever rapportering.

For hver rapporteringslinje må du ha riktig MVA-nummer for motparten, landskode, transaksjonstype og samlet verdi for perioden i PLN. Feil MVA-nummer er ikke en formalitet: det kan bryte sammenhengen mellom faktura, VAT-UE, JPK_V7 og kundens rapportering i hjemlandet.

INTRASTAT i Polen: terskler for 2026

INTRASTAT i Polen gjelder bare fysisk vareflyt mellom Polen og andre EU-land. Rapporteringen forvaltes i praksis av GUS og KAS, med elektronisk innlevering via PUESC/AIS-INTRASTAT.

Tersklene for 2026 er:

Grunnterskelen utløser rapporteringsplikten. Hvis selskapet passerer 6 000 000 PLN i innførsel eller 2 800 000 PLN i utførsel, må INTRASTAT leveres for den aktuelle retningen.

Detaljert terskel utvider datakravene. Når vareflyten passerer 105 000 000 PLN for innførsel eller 148 000 000 PLN for utførsel, må rapporten inneholde flere data, blant annet statistisk verdi, leveringsvilkår og transportmåte.

Plikten kan oppstå på to måter:

• selskapet passerte terskelen i året før rapporteringsåret og er pliktig fra januar,
• selskapet passerer terskelen i løpet av året og blir pliktig fra perioden der terskelen overskrides.

Hva skal rapporteres i INTRASTAT?

INTRASTAT-linjen skal beskrive varen, bevegelsen og verdien. Rapporten er ikke en kopi av MVA-rapporteringen; den bygger på fysisk vareflyt.

Ved grunnrapportering må du typisk ha:

• CN8-kode for varen,
• avsenderland eller bestemmelsesland,
• nettovekt i kilo,
• mengde i supplerende enhet når CN8-koden krever det,
• transaksjonstype,
• fakturaverdi i PLN.

Ved detaljert rapportering må du i tillegg kunne oppgi:

• statistisk verdi i PLN,
• Incoterms eller leveringsvilkår,
• transportmåte.

Frister: 10. og 25. dag styrer kalenderen

INTRASTAT har kortere frist enn MVA-sporet. Den må leveres innen den 10. dagen i måneden etter rapporteringsperioden. VAT-UE og JPK_V7 følger normalt fristen den 25. dagen i måneden etter perioden.

Faller fristen på helg eller polsk fridag, flyttes fristen normalt til første påfølgende virkedag. Dette løser ikke kapasitetsproblemet: INTRASTAT-data må ofte hentes fra logistikk, ERP og toll-/varemasterdata før MVA-teamet er ferdig med JPK_V7. Se også vår guide om MVA-melding i Polen for en komplett oversikt over polske rapporteringsforpliktelser.

Hvordan leveres rapportene?

VAT-UE leveres elektronisk til polske skattemyndigheter. Innleveringen skjer via e-Deklaracje eller relevante e-Urząd Skarbowy-løsninger, med elektronisk signering der det kreves.

INTRASTAT leveres via PUESC/AIS-INTRASTAT. Selskapet eller representanten kan bruke nettformular, iST@T eller XML-eksport fra ERP/regnskapssystem, så lenge filen følger gjeldende XSD-skjema.

For utenlandske selskaper er en lokal prosess ofte nødvendig fordi rapporteringen kombinerer tre datasett:

• MVA-data: polsk MVA-nummer, motpart, transaksjonstype og periode,
• logistikkdata: fysisk varebevegelse, land, vekt og mengde,
• varedata: CN8, supplerende enhet, Incoterms og transportmåte.

Dokumentasjon du bør ha klar

Polske myndigheter forventer at rapporteringen kan spores tilbake til faktiske transaksjoner. Du bør derfor lagre bevisene før fristen, ikke etter en kontroll.

Hold særlig orden på:

• fakturaer og kreditnotaer,
• VIES-validering av EU-kunders MVA-numre,
• transportdokumenter og leveringsbevis,
• ERP-eksport som viser innførsel og utførsel separat,
• CN8-klassifisering og dokumentasjon for varekoder,
• avstemming mellom VAT-UE, JPK_V7 og INTRASTAT der samme transaksjon påvirker flere rapporter.

Sanksjoner ved feil eller forsinkelse

Manglende rapportering kan raskt bli dyrt når feilen gjentas måned etter måned. For VAT-UE kan forsinket eller manglende innlevering gi bot, i kildematerialet angitt opptil 5 600 PLN. Hvis feilen også påvirker MVA-betalingen, kan renter komme i tillegg.

For INTRASTAT kan polske myndigheter ilegge bot på opptil 3 000 PLN per måned per retning. Innførsel og utførsel vurderes separat. Et selskap som unnlater begge retninger i tolv måneder, kan derfor eksponeres for en vesentlig samlet risiko.

Typiske feil som utløser oppfølging:

• ingen INTRASTAT etter at terskelen er passert,
• rapport levert etter den 10. dagen,
• feil CN8-kode,
• feil nettovekt eller supplerende enhet,
• vareflyt rapportert i feil retning,
• manglende samsvar mellom ERP, INTRASTAT, VAT-UE og JPK_V7.

Trenger utenlandske selskaper en representant i Polen?

EU-selskaper trenger ikke alltid en formell fiskal representant, men trenger en polsk rapporteringsprosess. Hvis selskapet allerede har polsk MVA-nummer, må VAT-UE, JPK_V7 og eventuelt INTRASTAT håndteres månedlig med lokale formater og frister.

Selskaper utenfor EU trenger oftere lokal representasjon. Når et ikke-EU-selskap er MVA-registrert i Polen, er representanten ofte den praktiske nøkkelen til registrering, PUESC-tilgang, signering, XML-innlevering og korreksjoner.

Eurofiscalis kan håndtere MVA-registrering, VAT-UE, JPK_V7 og INTRASTAT i Polen for utenlandske selskaper som vil sikre EU-flyten uten å bygge et lokalt compliance-team.

Sjekk også: split payment i Polen