Hvordan fakturere en kunde i Spania: MVA, IVA og fakturamal

Start med flyten. Samme kunde i Spania kan gi helt ulik faktura avhengig av om varen sendes fra et annet EU-land, allerede ligger på lager i Spania, eller om du selger en tjeneste. En MVA-representant i Spania kan hjelpe deg med å avklare riktig faktureringsmodell.

Spania bruker normalt 21 % IVA. Reduserte satser på 10 % og 4 % gjelder for bestemte varer og tjenester, og enkelte transaksjoner kan ha 0 %. Satsen må alltid knyttes til det du faktisk selger, ikke til kundens land alene. Se vår MVA i Spania for en fullstendig oversikt over satser og unntak.

Før du sender første faktura

For en B2B-faktura uten MVA må du kontrollere kundens spanske MVA-nummer i VIES før fakturering. Det spanske nummeret omtales ofte som NIF-IVA. CIF brukes fortsatt i dagligtale, men er ikke den presise betegnelsen du bør bygge prosessen rundt. Kunden må ha et gyldig spansk MVA-nummer (NIF-IVA) aktivert i VIES.

Lagre dokumentasjon på sjekken. En datert eksport, PDF eller skjermdump er praktisk nok i de fleste interne kontrollspor.

Fakturaen bør minst inneholde:

• fakturanummer i ubrutt nummerserie

• utstedelsesdato

• leveringsdato eller tjenestedato hvis den er en annen enn fakturadatoen

• selgers navn, adresse og MVA-/skattenummer

• kundens navn, adresse og NIF-IVA ved B2B eller intrakommunitær handel

• presis beskrivelse av varer eller tjenester

• mengde, enhetspris, rabatter og avgiftsgrunnlag

• IVA-/MVA-sats og avgiftsbeløp når avgift faktureres

• totalbeløp

• tydelig merknad når fakturaen er fritatt eller under reverse charge

• valuta og brukt vekslingskurs hvis fakturaen ikke utstedes i euro

Praktisk fakturamal

Bruk malen som operativ sjekkliste, ikke som en juridisk fullstendig standardfaktura. Tilpass merknaden til flyten. Ikke sett inn flere MVA-merknader samtidig.

FAKTURA
Selger: [Firmanavn] [Adresse] [Land] [MVA-/skattenummer]
Kunde: [Kundenavn] [Adresse i Spania] [NIF-IVA hvis B2B]
Fakturanummer: [2026-0001] Fakturadato: [DD.MM.YYYY] Leveringsdato/tjenestedato: [DD.MM.YYYY] Valuta: EUR Betalingsfrist: [DD.MM.YYYY]
Beskrivelse: [Vare/tjeneste, mengde, enhetspris, rabatter]
Avgiftsgrunnlag: [beløp] IVA/MVA-sats: [0 %, 21 %, 10 % eller 4 % etter case] IVA/MVA-beløp: [beløp] Total å betale: [beløp]
Velg én MVA-merknad:
B2B varer sendt fra EU til Spania:
Exemption under Article 138 of Directive 2006/112/EC.
B2B lokalsalg i Spania med reverse charge:
Reverse charge / autoliquidation under Article 194 of Directive 2006/112/EC.
B2B-tjeneste:
Reverse charge - VAT due by the recipient.
B2C salg med spansk IVA:
Spanish IVA charged at [rate] according to the applicable Spanish VAT rules.

B2B: når kan du fakturere uten MVA?

For varer sendt fra et EU-land til en spansk B2B-kunde er faktura uten MVA mulig når tre vilkår er på plass:

• kunden er avgiftspliktig

• kundens spanske NIF-IVA er gyldig i VIES

• varene er faktisk transportert til Spania, og transporten kan dokumenteres

Merknaden på fakturaen bør vise til Article 138 of Directive 2006/112/EC. Det er denne referansen som forklarer hvorfor en intrakommunitær vareleveranse kan faktureres uten MVA i selgerlandet.

Hvis varen allerede ligger i Spania, er det ikke lenger samme flyt. Da ser du på et lokalsalg i Spania. Ved B2B-salg fra en leverandør som ikke er etablert i Spania, kan reverse charge gjelde. Merknaden bør da vise til Article 194 of Directive 2006/112/EC eller tilsvarende tydelig reverse charge-tekst.

B2C: når må du fakturere spansk IVA?

Ved lokalsalg til en privatkunde i Spania fakturerer du med spansk IVA. Fakturaen må vise avgiftsgrunnlag, sats, IVA-beløp og total inklusiv IVA. Det krever at du leverer MVA-meldingen i Spania periodisk.

Ved fjernsalg fra et EU-land til privatkunder i Spania gjelder terskelen på 10 000 EUR per år for samlet grensekryssende B2C-salg i EU. Under terskelen kan selgerlandets MVA brukes. Over terskelen skal kundelandets MVA brukes, altså spansk IVA for spanske privatkunder.

OSS er en forenkling for rapportering av MVA i andre EU-land. Det er ikke en magisk fritaksregel og bør ikke beskrives som obligatorisk i alle tilfeller.

Varer og tjenester behandles ikke likt

For varer handler MVA-behandlingen ofte om fysisk transport. Har varen krysset grensen til Spania, og kan du bevise det?

For B2B-tjenester er hovedregelen en annen: beskatningsstedet er kundens land. Den spanske kunden beregner IVA selv gjennom reverse charge. For franske selskaper kan slike tjenester også utløse DES-rapportering når den er relevant.

Unntakene må sjekkes før du låser fakturaen. Dette gjelder særlig:

• tjenester knyttet til fast eiendom

• persontransport

• adgang til kulturelle, kunstneriske eller sportslige arrangementer

• korttidsleie av transportmidler

Dokumentasjon du bør arkivere

En korrekt faktura er bare halve jobben. Du må også kunne vise hvorfor du fakturerte med eller uten IVA.

Arkiver minst:

• kopi av fakturaen

• datert VIES-bevis for B2B-kunder

• transportbevis for varer til Spania, for eksempel signert CMR, konnossement eller fraktfaktura

• kopier av relevante rapporteringer, som EMEBI for vareflyt og DES for B2B-tjenester når dette gjelder

• avtaler, ordre og leveringsbekreftelser som støtter flyten

For franske regnskapspliktige er vanlig oppbevaringsperiode for regnskapsdokumentasjon 10 år. Bruk samme disiplin for spanske fakturaflyter: faktura, VIES og transportbevis bør kunne kobles sammen uten manuell detektivjobb.