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Comment sommes-nous devenus organisme de formation ?

Vous souhaitez faire comme Eurofiscalis et devenir un organisme de formation ? Je vous raconte cette aventure, démarrée il y a un an maintenant, pour devenir organisme de formation.

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J’ai la chance de travailler dans une super entreprise. Chez Eurofiscalis, nous proposons à nos clients non pas un, ni deux, mais trois domaines d’expertise : expertise TVA, expertise comptable et formation professionnelle. Il y a un an, nous avons décidé de créer notre organisme de formation (OF) pour utiliser nos connaissances métier autrement : en développant les compétences professionnelles de nos clients. Derrière nos e-learning et les programmes de nos formations visio, se cache un vrai parcours qui nous permet aujourd’hui de dire « On y est ! Eurofiscalis Academy est organisme de formation ». Qu’est-ce que cela veut dire pour notre structure et pour nos clients ? Quelles sont les démarches pour y arriver ? Quelles sont nos obligations ? Un an après le début de cette aventure, je vous partage aujourd’hui les clés pour comprendre ce qu’est un OF et comment devenir organisme de formation.

Qu’est-ce qu’un organisme de formation ?

La réponse paraît évidente : un centre qui forme des apprenants. Oui, mais pas seulement. Un organisme de formation professionnelle s’adresse à des adultes (salariés, indépendants, demandeurs d’emploi…) et leur propose des actions de formation continue pour favoriser :

Ces actions de formation doivent suivre un parcours pédagogique pour atteindre un objectif professionnel défini : nos programmes sont ainsi construits par étapes ou « séquences » avec des tests de positionnement, des cours théoriques, des infographies, des cas pratiques, des évaluations… qui permettent à nos clients d’acquérir des compétences professionnelles clés pour leurs activités. C’est ainsi que nous vous formons à l’utilisation du guichet OSS, au respect de vos obligations TVA ou encore aux modalités de déclaration de l’EMEBI.

 

Pour être formateur, il faut donc avoir deux casquettes : être un expert dans son domaine et maîtriser les techniques pédagogiques. Après plusieurs années d’expérience métier dans la TVA, nous nous sommes donc lancés ! Nous nous sommes documentés sur la formation professionnelle continue, nous nous sommes formés au métier de formateur et nous avons créé notre propre organisme.

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Comment devient-on organisme de formation ?

Première étape : l’enregistrement à la DREETS. Peu importe son statut, le formateur indépendant ou l’organisme doit déposer une déclaration d’activité auprès du préfet de région. Mais pour constituer le dossier, il faut avoir un premier client ! Nous avons dû construire notre premier programme pour une entreprise cliente et signer avec elle une convention de formation précisant notamment les modalités pédagogiques, le prix et la date de la formation. Une fois cette première convention signée, l’organisme a 3 mois pour déposer le dossier à la DREETS. C’est ce que nous avons fait, et nous avons reçu quelques semaines après notre sésame : le numéro de déclaration d’activité.

 

Ce numéro d’enregistrement à la DREETS nous permet d’exercer notre activité en tant qu’organisme de formation professionnelle et nous autorise à commercialiser d’autres actions de formation. Il doit apparaître sur tous nos documents commerciaux. Vous pourrez le vérifier lorsque nous vous enverrons votre convention par exemple : il apparaîtra sous la forme « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro 93060911906 auprès du préfet de région de Provence-Alpes-Côte d’Azur ».

Quelles sont nos obligations ?

Les obligations d’un OF ne s’arrêtent pas là. Tous les organismes enregistrés à la DREETS sont tenus de déposer tous les ans un Bilan pédagogique et financier (BPF) : chiffre d’affaires, actions de formation réalisées, élèves formés, formateurs internes et externes… Le BPF reprend l’activité annuelle de l’organisme et il est obligatoire : si nous ne le transmettons pas, nous ne pouvons plus faire de formation ! Il est à déposer en ligne sur le portail « Mes démarches emploi et formation professionnelle » avant le 30 avril pour l’année N-1.

 

Autre obligation, nous devons tenir une comptabilité spécifique avec un bilan, un compte de résultat et une annexe par exercice comptable. Il faut donc faire attention lorsque la formation n’est pas la seule activité de l’entreprise : dans ce cas, l’activité formation doit faire l’objet d’une comptabilité séparée avec un plan comptable adapté.

 

D’un point de vue administratif, tous les documents que nous vous transmettons répondent à des exigences règlementaires. Lorsque vous vous inscrivez chez nous, vous recevez une convention ou contrat reprenant toutes les informations exigées par le Code du travail (article L6353-4). Vous aurez également une feuille de présence, une attestation de formation, une enquête de satisfaction… En tant qu’organisme de formation, nous misons sur la qualité pour la gestion de notre structure et pour votre montée en compétences !

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Quelle démarche qualité pour les organismes de formation ?

Un organisme de formation s’inscrit dans une démarche qualité dès sa création. Pour s’inscrire à la DREETS, il faut être en mesure de fournir un programme, le détail des moyens techniques et pédagogiques utilisés, prouver les compétences du formateur et la pertinence de ses compétences vis-à-vis de la formation… Bref, nous entamons de suite une démarche qualité d’un point de vue administratif, réglementaire et pédagogique.

 

Pour prouver sa capacité à dispenser des formations de qualité, l’OF doit se faire référencer au Datadock. Il peut le faire dès qu’il a reçu son numéro de déclaration d’activité. Qu’est-ce que le Datadock ? Il s’agit d’un groupement qui comprend la quasi-totalité des financeurs de la formation professionnelle tels que les opérateurs de compétences (OPCO). A l’origine, le but de ce groupement était de recenser les organismes de formation aptes à fournir des formations professionnelles de qualité et de les contrôler. Jusqu’en décembre 2021, le référencement au Datadock permettait également aux organismes de faire financer leurs formations par des fonds publics.

 

Depuis le 1er janvier 2022, être référencé au Datadock ne suffit plus : les organismes de formation doivent désormais obtenir une certification qualité pour que leurs formations soient finançables par les OPCO ou Pôle Emploi. Ils doivent pour cela obtenir la certification Qualiopi en répondant aux 7 critères définis dans le Référentiel national qualité. Le Datadock, en tant que groupement des financeurs, garde malgré tout son importance et continue aujourd’hui d’exercer un rôle de contrôle sur la qualité des formations dispensées par les OF.

1 an après, le premier bilan.

Notre bilan au bout d’un an ? Nous sommes fiers de notre organisme, de notre plateforme e-learning, de notre catalogue « visio ». Nous nous diversifions et proposons toujours plus de contenu et de nouveaux programmes à nos clients. En poursuivant notre développement, la suite logique de notre démarche qualité est d’avancer vers la certification Qualiopi. Merci de nous faire confiance et de nous accompagner dans cette aventure !

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