Intrastat Belgia: terskler, OneGate og nullmelding

Hva er Intrastat i Belgia?

Intrastat er en statistisk deklarasjon for varer som flyttes mellom EU-land. I Belgia dekker den varer som kommer inn i Belgia fra et annet EU-land, og varer som sendes fra Belgia til et annet EU-land.

Intrastat gjelder ikke tjenester. Den gjelder heller ikke import fra land utenfor EU eller eksport ut av EU, som håndteres gjennom tollformaliteter.

Nøkkelen er fysisk vareflyt. MVA-meldingen følger den skattemessige behandlingen av transaksjonen. EC Sales List følger bestemte B2B-transaksjoner innen EU. Intrastat følger hvor varene faktisk beveger seg.

Hvem må levere Intrastat i Belgia?

Et selskap må levere belgisk Intrastat når det har Det belgiske MVA-nummeret kan for eksempel ha formatet BE0123456789. belgisk MVA-nummer, vareflyt med Belgia og passerer terskelen for den aktuelle flyten.

Plikten kan derfor gjelde et utenlandsk selskap uten belgisk juridisk enhet. Typiske tilfeller er:

• varer lagres på et belgisk lager;

• varer kjøpes inn fra et EU-land og leveres til Belgia;

• varer selges fra belgisk lager til kunder i andre EU-land;

• selskapet bruker belgisk MVA-nummer for innkjøp eller leveranser innen EU.

Intrastat-terskler i Belgia

Tersklene vurderes per flyt og per kalenderår. Et selskap kan være rapporteringspliktig bare for ankomster, bare for forsendelser, eller for begge. Se vår MVA i Belgia for satser og terskler.

Når terskelen er passert, blir rapporteringen månedlig for den aktuelle flyten. Passerer du bare terskelen for ankomster, rapporterer du ankomster. Passerer du begge terskler, rapporterer du begge flyter.

Ankomster og forsendelser

Belgisk Intrastat skiller mellom ankomster og forsendelser. Feil side av flyten gir feil rapportering, selv om MVA-beløpet i seg selv er korrekt.

Ankomster

Ankomster er varer som kommer inn i Belgia fra et annet EU-land. I MVA-sammenheng vil de ofte henge sammen med intrakommunitære anskaffelser rapportert med belgisk MVA-nummer.

Eksempel: Et fransk selskap har lager i Belgia. Det kjøper varer fra en tysk leverandør, og varene leveres direkte til lageret i Belgia. Den fysiske flyten Tyskland -> Belgia kan være en belgisk Intrastat-ankomst hvis terskelen er passert.

Forsendelser

Forsendelser er varer som forlater Belgia til et annet EU-land. I MVA-sammenheng vil de ofte henge sammen med intrakommunitære leveranser fra Belgia.

Eksempel: Et utenlandsk selskap selger varer fra belgisk lager til en avgiftspliktig kunde i Nederland. Den fysiske flyten Belgia -> Nederland kan være en belgisk Intrastat-forsendelse hvis terskelen er passert.

Hvilke data skal rapporteres?

Hver Intrastat-linje skal beskrive én vareflyt presist nok til statistisk bruk. Mangler du masterdata på produkt, lager eller kunde, blir deklarasjonen raskt sårbar.

Grunnopplysningene er:

• partnerland;

• transaksjonens art;

• belgisk region;

• varekode i kombinert nomenklatur;

• nettomasse i kilo;

• supplerende enheter når nomenklaturen krever det;

• verdi i euro.

For forsendelser kreves det i tillegg opplysninger som opprinnelsesland og MVA-nummeret til motparten.

Transaksjonskoder i belgisk Intrastat

Transaksjonskoden beskriver den økonomiske naturen bak varebevegelsen. Samme fysiske flyt kan være et salg, en retur, en erstatningsleveranse, bearbeiding eller reparasjon.

Bearbeiding er et vanlig feilpunkt. Hvis varer sendes fra Belgia for bearbeiding, eller kommer tilbake etter bearbeiding, skal du ikke automatisk bruke salgskode. Spørsmålet er om eierskapet faktisk overføres.

Belgiske regioner i Intrastat

Regionkoden lokaliserer den belgiske delen av vareflyten. For ankomster brukes regionen der varene ender i Belgia. For forsendelser brukes regionen der varene sendes fra i Belgia.

Hvis ERP-systemet ditt ikke skiller belgiske lager etter region, bør du rydde dette før første rapportering. Regionfeil er en typisk liten masterdatafeil som skaper mange korreksjoner.

Når skal Intrastat leveres i Belgia?

Belgisk Intrastat leveres månedlig innen den 20. dagen i måneden etter rapporteringsperioden. Varebevegelser i mars skal derfor normalt rapporteres senest 20. april.

Sen levering kan gi purringer, korreksjoner og sanksjoner. Den reelle kostnaden er ofte intern: teamet må hente linjer på nytt, forklare avvik og avstemme mot MVA-meldingen og EC Sales List.

Må du levere nullmelding?

Ja, hvis selskapet allerede er rapporteringspliktig for en flyt og ikke har bevegelser den aktuelle måneden. Fravær av vareflyt opphever ikke plikten til å sende inn deklarasjonen.

I OneGate brukes funksjonen for å indikere at det ikke finnes data for perioden. Det hindrer at belgiske myndigheter tolker manglende innlevering som en glemt deklarasjon.

Hvordan levere Intrastat via OneGate?

OneGate er den sikre portalen til Belgias nasjonalbank for Intrastat-rapportering. Det er kanalen som brukes for belgisk Intrastat.

I praksis finnes tre innsendingstyper:

Tilgang kan organiseres via CSAM, elektronisk sertifikat eller innloggingsdetaljer, avhengig av situasjonen. Innleveringen kan også delegeres til en tredjepart, for eksempel en MVA-representant eller en spesialisert MVA-leverandør, hvis rettighetene i OneGate er satt opp riktig.

Intrastat, MVA-melding og EC Sales List

Disse tre rapporteringene henger sammen, men de måler ikke det samme. Derfor kan det finnes avvik som er korrekte, så lenge de kan forklares.

Et eksempel: En varebevegelse uten eierskapsoverføring kan være relevant i Intrastat, men følge en annen logikk enn en ordinær levering i MVA-meldingen. Poenget er ikke å tvinge rapportene til å bli identiske. Poenget er å kunne dokumentere hvorfor de avviker.

Sjekkliste før innsending

Kontrollen før innsending bør være konkret og linjebasert. De fleste Intrastat-feil skyldes feil flyt, feil kode eller manglende avstemming.

Kontroller:

1. Om flyten gjelder ankomster, forsendelser eller begge.

2. Tersklene: 1 500 000 € for ankomster og 1 000 000 € for forsendelser.

3. Om deklarasjonen er standard eller utvidet.

4. Riktig månedlig rapporteringsperiode.

5. Partnerland.

6. Varekoder.

7. Nettomasse og supplerende enheter.

8. Verdi i EUR.

9. Transaksjonskoder.

10. Belgiske regioner.

11. For forsendelser: opprinnelsesland og motpartens MVA-nummer.

12. Avstemming mot MVA-melding og EC Sales List.

13. Kvittering for innsending i OneGate.

Sjekk også: fakturere en kunde i Belgia · EC Sales List Belgia