Hvordan fakturere en kunde i Belgia i 2026?

Når skal du fakturere med belgisk MVA?

Du skal fakturere med belgisk MVA når transaksjonen er avgiftspliktig i Belgia og det ikke finnes et fritak, en eksportregel eller en reverse charge-mekanisme som flytter avgiftsplikten. Typiske tilfeller er lokalt salg av varer i Belgia og B2C-transaksjoner som er lokalisert til Belgia.

Et utenlandsk selskap kan fakturere belgiske kunder uten å være etablert i Belgia. Det fritar ikke selskapet fra belgisk MVA-analyse. Hvis vare- eller tjenesteflyten er lokalisert i Belgia, kan selskapet måtte registreres med BE0123456789. Selskaper etablert i EU kan ofte registreres direkte. Selskaper utenfor EU kan, avhengig av situasjonen, måtte bruke ansvarlig representant eller skatterepresentant. belgisk MVA-nummer i formatet

Hvilke belgiske MVA-satser skal brukes på fakturaen?

Belgia bruker flere MVA-satser. Standardsatsen 21 % dekker de fleste varer og tjenester. De reduserte satsene 12 % og 6 % gjelder bare når varen eller tjenesten faller inn under en belgisk regel som faktisk gir redusert sats. Se vår MVA i Belgia for fullstendige satser.

Den reelle vanskeligheten er sjelden å kjenne satsene. Den ligger i å dokumentere hvorfor en redusert sats brukes. Ved kontroll ser belgiske skattemyndigheter på den faktiske varen eller tjenesten, ikke bare intern produkttekst i ERP eller nettbutikk.

Hvilke obligatoriske opplysninger må stå på en belgisk faktura?

En belgisk faktura må gjøre transaksjonen kontrollerbar. Den skal identifisere partene, leveransen, avgiftsgrunnlaget, MVA-behandlingen og eventuell begrunnelse for at belgisk MVA ikke beregnes.

Følgende opplysninger bør normalt være med:

• unikt, kronologisk og sammenhengende fakturanummer;
• leverandørens navn og adresse;
• leverandørens MVA-nummer;
• fakturadato;
• leveringsdato eller dato for tjenesteyting hvis den er en annen enn fakturadatoen;
• kundens navn, adresse og MVA-nummer når dette kreves;
• tydelig beskrivelse av varer eller tjenester;
• valuta;
• enhetspris, mengde, avgiftsgrunnlag, MVA-sats og MVA-beløp;
• rabatter, avslag eller prisreduksjoner;
• henvisning til fritak, reverse charge eller annet MVA-regime når MVA ikke faktureres;
• identitet, adresse og MVA-nummer for ansvarlig representant hvis relevant;
• opplysningen "selvfakturering" hvis kunden utsteder fakturaen på vegne av leverandøren.

For en kreditnota må du i tillegg vise hvilken faktura som korrigeres, hvorfor den korrigeres, og ved retur av varer dato og returadresse.

Hvilken MVA-tekst skal brukes etter transaksjonstype?

Fakturateksten må følge det faktiske regimet. Feil tekst kan skade både fritak, reverse charge og kundens fradragsrett.

Ved intra-EU supply er fakturaen bare ett element. Du må også kontrollere kundens MVA-nummer i VIES og lagre transport- eller leveringsbevis som passer med EU Quick Fixes-reglene. Uten dette blir en faktura uten MVA fort et svakt kontrollspor.

Er Peppol e-faktura obligatorisk i Belgia?

Ja, fra 1. januar 2026 er strukturerte elektroniske fakturaer obligatoriske for B2B-transaksjoner mellom belgiske virksomheter som er MVA-pliktige. En PDF sendt på e-post er ikke nok for transaksjoner som faller innenfor plikten.

I praksis skal fakturaen kunne utveksles direkte mellom systemer via Peppol-nettverket, vanligvis i Peppol BIS-format. Selskapet må derfor ha faktura- eller regnskapsprogramvare som kan sende og motta strukturert e-faktura.

Kan en belgisk faktura utstedes i utenlandsk valuta?

Ja. En belgisk faktura kan utstedes i en annen valuta enn euro. Men hvis belgisk MVA skal betales, må MVA-beløpet fremgå i EUR på fakturaen.

Valutakursen må også kunne dokumenteres. I praksis bruker mange virksomheter valutakurser publisert av National Bank of Belgium eller en annen stabil, dokumentert metode. Det kritiske er konsistens: du bør ikke endre metode fra faktura til faktura uten begrunnelse.

Hvilke frister og arkivregler gjelder?

Fakturaen skal utstedes senest den 15. dagen i måneden etter levering av varer eller levering av tjenester. Hvis en vare leveres 10. mars, må fakturaen altså utstedes senest 15. april.

Utstedte og mottatte fakturaer skal oppbevares i 10 år regnet fra 1. januar året etter fakturadatoen. For enkelte dokumenter knyttet til fast eiendom kan oppbevaringsperioden være 15 år.

Arkivet må sikre fakturaens autentisitet, integritet og lesbarhet. Etter Peppol-innføringen er det ikke nok å lagre en komfort-PDF hvis den juridiske fakturaen er strukturert. Bevar den strukturerte fakturaen og dataene som trengs for kontroll.

Hvilke feil bør unngås før du sender belgisk faktura?

Feil i belgisk fakturering er ofte feil i MVA-kvalifiseringen, ikke bare feil i layout. Lås derfor regimet før fakturaen sendes, og kontroller opplysningene etterpå.

De vanligste feilene er:

• å bruke feil belgisk MVA-sats;
• å fakturere med belgisk MVA når transaksjonen skulle vært fritatt, eksport eller reverse charge;
• å glemme teksten som begrunner fravær av belgisk MVA;
• å bruke kundens EU-MVA-nummer uten VIES-kontroll;
• å mangle transportbevis for intra-EU supply;
• å sende PDF i stedet for strukturert Peppol e-faktura for en berørt belgisk B2B-transaksjon;
• å bryte den kronologiske nummersekvensen;
• å utelate leveringsdato eller dato for tjenesteyting;
• å arkivere bare lesekopi og ikke den strukturerte fakturaen.

Eurofiscalis kan hjelpe med å kvalifisere belgiske vare- og tjenesteflyter, sette opp fakturamaler, sikre MVA-tekstene og avklare om selskapet ditt omfattes av belgisk e-fakturering.

Bestill møte med en spesialist