EC Sales List og Intrastat i Tyskland

ZM og Intrastat: to plikter, to myndigheter

Start med å skille skatt fra statistikk. ZM kontrollerer MVA-behandlingen av intra-EU-transaksjoner. Intrastat måler fysisk varehandel mellom Tyskland og andre EU-land. En faktura kan derfor være relevant for ZM uten at den utløser Intrastat, og en varebevegelse kan være relevant for Intrastat selv om den ikke ser ut som et ordinært salg. En MVA-representant i Tyskland kan hjelpe med rapporteringen.

Hva rapporteres i en tysk EC Sales List?

ZM er knyttet til MVA-nummer, kunde og transaksjonstype. Den tyske skattemyndigheten bruker rapporten til å kontrollere at MVA-fritatte intra-EU-leveranser og reverse charge-transaksjoner er riktig håndtert i kundens medlemsstat. Se MVA i Tyskland for MVA-reglene i detalj.

Typiske transaksjoner i ZM:

• intra-EU vareleveranser fra Tyskland til MVA-registrerte kunder i andre EU-land;

• visse overføringer av egne varer eller lagerflyt som behandles etter tyske ZM-regler;

• B2B-tjenester der kunden er betalingspliktig etter reverse charge i et annet EU-land;

• trekanttransaksjoner innen EU.

Dataene er mer finansielle enn logistiske:

• kundens gyldige EU-MVA-nummer / USt-IdNr.;

• total verdi per kunde og periode;

• transaksjonskategori, for eksempel vareleveranse, tjeneste eller trekanttransaksjon;

• tysk MVA-nummer og rapporteringsperiode.

Frister og perioder for ZM

ZM sendes til BZSt innen den 25. dagen etter rapporteringsperioden. For vareleveranser og trekanttransaksjoner er utgangspunktet månedlig rapportering. Kvartalsvis rapportering kan være mulig under bestemte volumvilkår. For B2B-tjenester er utgangspunktet kvartalsvis rapportering, med mulighet for månedlig samordning i enkelte tilfeller.

ZM-fristen må ikke blandes med fristen for tysk MVA-melding eller Intrastat. De kan falle på ulike datoer, og en forlengelse i MVA-prosessen betyr ikke automatisk at ZM kan sendes senere. Les mer om frister og periodicitet i tysk MVA-melding (Umsatzsteuervoranmeldung).

Når blir Intrastat obligatorisk i Tyskland?

Intrastat gjelder bare fysiske varer og bare når terskelen for riktig trafikkretning er passert. Fra rapporteringsmåned januar 2025 gjelder høyere tyske terskler.

Tersklene vurderes for inneværende eller foregående kalenderår. Hvis selskapet passerer terskelen i løpet av året, starter rapporteringsplikten for den måneden terskelen passeres. Tersklene må vurderes separat: et selskap kan være rapporteringspliktig for forsendelser uten å være det for inngående varestrømmer, eller motsatt.

Hva skal med i Intrastat-meldingen?

Intrastat krever logistikkdata, ikke bare fakturaverdi. Feil varekode eller manglende nettovekt skaper ofte mer friksjon enn selve terskelvurderingen.

Vanlige datapunkter:

• varekode etter kombinert nomenklatur, normalt CN8 / NC-kode med 8 siffer;

• partnerland, for eksempel bestemmelsesland ved forsendelse eller opprinnelses-/avsenderland ved inngående varestrøm;

• fakturaverdi og eventuell statistisk verdi;

• nettomasse i kilo;

• supplerende enhet hvis varen krever det, for eksempel stykk, liter eller kvadratmeter;

• transaksjonstype;

• transportmåte;

• leveringsbetingelser / Incoterms der feltet er relevant.

Intrastat sendes elektronisk til Destatis. Mindre rapportører bruker ofte IDEV-skjema, mens større volum normalt krever filbasert eller integrert prosess via eSTATISTIK.core, IDES eller tilsvarende oppsett.

Frist for Intrastat i Tyskland

Intrastat-meldingen leveres månedlig og skal være hos Destatis senest den 10. virkedagen etter referansemåneden. Dette er en egen kalender. Den bør låses i ERP- eller compliance-prosessen, særlig hvis logistikkdata kommer fra flere lager, transportører eller marketplaces.

Hvis det ikke finnes rapporteringspliktige varebevegelser i en måned, kan nullrapportering være relevant etter rapporteringsoppsettet. Destatis kan også følge opp manglende eller urimelige data med purringer, plausibilitetskontroll og krav om korreksjon.

Utenlandske selskaper med tysk MVA-nummer

Et utenlandsk selskap kan få de samme tyske rapporteringspliktene som et tysk selskap. Det gjelder særlig ved tysk MVA-registrering, lager i Tyskland, lokale vareflyter, marketplace-oppsett, call-off stock eller bruk av fiscal representative der dette er relevant. Se vår guide om MVA-registrering i Tyskland for registreringsprosessen.

For et norsk, fransk eller annet utenlandsk selskap bør vurderingen gjøres i denne rekkefølgen:

1. Har selskapet tysk MVA-nummer eller tysk rapporteringsplikt?

2. Går varer fysisk ut av Tyskland til andre EU-land?

3. Kommer varer fysisk inn i Tyskland fra andre EU-land?

4. Har selskapet B2B-tjenester fra tysk MVA-nummer til kunder i andre EU-land?

5. Er tersklene for Intrastat passert i riktig trafikkretning?

6. Stemmer tysk MVA-melding, ZM og Intrastat på periode, beløp og land?

EORI-nummer, tysk MVA-nummer, tilgang til ELSTER/BOP og Destatis-tilganger bør være på plass før første rapporteringsperiode. For selskaper utenfor EU kan representasjon og lokal administrativ oppfølging bli en praktisk flaskehals.

Avstemming mellom tysk MVA-melding, ZM og Intrastat

Kontrollrisikoen ligger ofte i avvikene mellom rapportene. ZM og Intrastat har ulike formål, så de blir ikke identiske. Likevel må forskjellene kunne forklares.

Typiske avvik som må dokumenteres:

• tjenester ligger i ZM, men ikke i Intrastat;

• varer faktureres i én periode, men flyttes fysisk i en annen;

• returvarer, kreditnotaer og korreksjoner behandles ulikt;

• triangulering påvirker ZM uten å speile en enkel fysisk vareflyt fra Tyskland;

• lageroverføringer skaper Intrastat-data og kan også ha MVA-konsekvenser.

Praktisk sjekkliste før innsending

Den beste tyske rapporteringen er forberedt før faktura og vareflyt skjer. Bruk denne sjekken månedlig:

1. Kontroller tysk MVA-nummer, BZSt-/ELSTER-tilgang og Destatis-tilgang.

2. Valider kunders EU-MVA-nummer i VIES.

3. Merk transaksjoner som vareleveranse, B2B-tjeneste, trekanttransaksjon eller lageroverføring.

4. Skil fysisk vareflyt fra fakturaflyt.

5. Test Intrastat-terskler separat for Versendungen og Eingänge.

6. Kontroller CN8-kode, nettomasse, partnerland, verdi, transportmåte og Incoterms.

7. Avstem tysk MVA-melding mot ZM og Intrastat før innsending.

8. Arkiver forklaringer på periodisering, returer, kreditnotaer og avvik.

Sikre tysk rapportering uten dobbeltarbeid

ZM og Intrastat bør ikke håndteres som to isolerte skjemaer. De bør bygges fra samme transaksjons- og masterdata, men med separate regler: BZSt for MVA-kontroll, Destatis for varestatistikk.

Eurofiscalis kan hjelpe med å analysere tyske vare- og tjenesteflyter, sette opp ZM- og Intrastat-prosessen, kontrollere terskler, validere data og avstemme rapportene mot tysk MVA-melding.

Sjekk også: fakturere kunde i Tyskland