Checklist dei documenti per importare nel Regno Unito
Prima di spedire merci verso il Regno Unito, prepara due categorie di elementi: i prerequisiti amministrativi dell'azienda e i documenti da allegare a ogni singola spedizione. Affidati a un rappresentante fiscale nel Regno Unito per gestire le formalità IVA e doganali.
Prerequisiti da ottenere prima dell'importazione
- Numero EORI GB, cioè l'identificativo doganale britannico dell'operatore economico.
- Numero IVA britannico, spesso indicato come UK VAT Number.
- Mandato di rappresentanza doganale, o Power of Attorney, se un broker o spedizioniere presenta la dichiarazione per tuo conto.
- Accesso o delega operativa per la gestione della dichiarazione doganale tramite CDS.
Documenti da preparare per ogni spedizione
- Fattura commerciale.
- Packing list.
- Documento di trasporto: CMR, Air Waybill o Bill of Lading secondo il mezzo utilizzato.
- Dichiarazione doganale di importazione con MRN.
- Prova di origine preferenziale, quando vuoi beneficiare del dazio zero previsto dall'accordo UE-Regno Unito.
- Licenze, certificati o autorizzazioni specifiche per merci regolamentate.
- Riferimento GVMS/GMR quando la spedizione passa da porti Ro-Ro, traghetti o Eurotunnel.
Quali registrazioni servono prima di importare nel Regno Unito?
L'importazione nel Regno Unito richiede una preparazione fiscale e doganale prima ancora che la merce parta. Il problema più frequente non è il trasporto, ma l'assenza di un identificativo corretto al momento della dichiarazione.
Numero EORI GB
Il numero EORI GB identifica la tua azienda presso le autorità doganali britanniche. È obbligatorio per importare merci in Gran Bretagna e deve iniziare con il prefisso GB.
Un numero EORI rilasciato in Italia, Francia, Germania o in un altro Paese dell'Unione europea non consente di completare le formalità doganali nel Regno Unito. Dopo la Brexit, il sistema doganale britannico funziona separatamente da quello UE.
La richiesta si effettua presso HMRC. Per le aziende non stabilite nel Regno Unito, il numero EORI GB è spesso collegato anche alla strategia IVA e all'eventuale registrazione VAT.
Numero IVA britannico e PVA
Il numero IVA britannico, o UK VAT Number, è il riferimento fiscale usato per dichiarare e recuperare la VAT nel Regno Unito. Per una panoramica completa, consulta la nostra guida sull'IVA nel Regno Unito. È particolarmente importante quando l'azienda importa merci per poi venderle sul mercato britannico, soprattutto in DDP.
Il vantaggio principale è l'accesso al Postponed VAT Accounting, abbreviato PIVA UK. Con il PVA, la VAT all'importazione non viene pagata fisicamente alla frontiera: viene contabilizzata nella dichiarazione IVA britannica.
Senza PVA, l'importatore deve anticipare la VAT all'importazione, con un impatto diretto sulla tesoreria. L'aliquota standard UK è pari al 20 %.
Power of Attorney e rappresentante doganale
Nella maggior parte dei casi, la dichiarazione doganale non viene presentata direttamente dall'azienda esportatrice, ma da uno spedizioniere, broker o rappresentante doganale nel Regno Unito.
Per agire legalmente a tuo nome, questo intermediario deve ricevere un mandato: il Power of Attorney. Il documento autorizza il rappresentante a inviare dichiarazioni doganali, gestire lo sdoganamento e comunicare con HMRC o con i sistemi doganali UK.
Questo punto diventa centrale nelle vendite DDP, Delivered Duty Paid. In DDP, il venditore resta responsabile dello sdoganamento, del pagamento dei dazi e della corretta gestione della VAT fino alla consegna al cliente.
Quali documenti accompagnano la merce alla dogana UK?
Ogni spedizione deve essere documentata in modo coerente. Le informazioni presenti in fattura, packing list, documento di trasporto e dichiarazione doganale devono coincidere: descrizione, peso, valore, origine, Incoterm e codice HS devono raccontare la stessa operazione.
Fattura commerciale
La fattura commerciale è il documento principale dell'importazione. Le autorità doganali la utilizzano per verificare valore, natura della merce, origine e base imponibile per dazi e VAT.
Una fattura commerciale destinata all'import UK deve contenere almeno:
- dati completi di venditore e acquirente;
- numero e data della fattura;
- descrizione precisa dei prodotti;
- codice HS di ogni articolo;
- valore unitario e valore totale;
- valuta della transazione;
- origine delle merci;
- Incoterm applicato, ad esempio DDP o DAP;
- numero EORI GB e, quando applicabile, UK VAT Number;
- condizioni di trasporto e consegna.
Packing list
La packing list descrive il contenuto fisico della spedizione. Serve al trasportatore, al broker doganale e agli agenti doganali in caso di controllo.
Deve indicare:
- numero di colli;
- contenuto di ciascun collo;
- peso lordo e peso netto;
- dimensioni;
- riferimenti della fattura commerciale;
- eventuali pallet, imballaggi o unità logistiche.
La packing list deve essere coerente con la fattura. Se la fattura indica 120 pezzi e la packing list ne mostra 118, il broker dovrà chiarire la differenza prima dello sdoganamento.
Documento di trasporto
Il documento di trasporto prova il contratto tra mittente e vettore. Cambia in base al mezzo utilizzato:
- CMR per il trasporto stradale;
- Air Waybill, o AWB, per il trasporto aereo;
- Bill of Lading, o B/L, per il trasporto marittimo.
Per gli scambi tra Unione europea e Regno Unito, il CMR è molto frequente perché molte spedizioni viaggiano su strada tramite traghetto o Eurotunnel.
Dichiarazione doganale, CDS e MRN
La dichiarazione doganale di importazione viene inviata tramite CDS, Customs Declaration Service, il sistema doganale britannico. In genere se ne occupa il broker o lo spedizioniere, usando i dati forniti dall'importatore.
Una volta accettata la dichiarazione, viene generato un MRN, Movement Reference Number. Il MRN è il riferimento che prova l'esistenza della dichiarazione e consente di seguire lo stato dello sdoganamento.
Senza MRN valido, la merce non può essere considerata regolarmente dichiarata in importazione.
Quando serve la prova di origine?
La prova di origine è necessaria quando vuoi applicare il trattamento preferenziale previsto dall'accordo commerciale tra Unione europea e Regno Unito.
In pratica, le merci di origine preferenziale UE possono beneficiare di dazi doganali pari a zero all'importazione nel Regno Unito, ma solo se l'origine è dimostrata correttamente.
La prova può essere una dichiarazione di origine inserita in fattura o un altro documento ammesso dalle regole applicabili. Non basta che la merce sia spedita dall'Unione europea: deve rispettare le regole di origine preferenziale.
Licenze, certificati e merci regolamentate
Alcuni prodotti richiedono documenti aggiuntivi prima dell'importazione nel Regno Unito. È il caso, ad esempio, di prodotti alimentari, animali, prodotti sanitari, chimici, cosmetici, dispositivi medici o beni soggetti a controlli specifici.
La verifica parte sempre dal codice HS e dalla natura del prodotto. In base alla classificazione doganale, possono essere richiesti:
- licenze di importazione;
- certificati sanitari o fitosanitari;
- autorizzazioni specifiche;
- controlli documentali o fisici;
- notifiche preventive.
GVMS e GMR: quando entrano in gioco?
Il GVMS, Goods Vehicle Movement Service, è il sistema usato per gestire i movimenti di merci in determinati porti britannici, in particolare per il traffico Ro-Ro come traghetti ed Eurotunnel.
Il trasportatore o l'operatore logistico deve collegare le dichiarazioni doganali al movimento del veicolo e generare un GMR, Goods Movement Reference. Il GMR viene presentato all'imbarco e consente alla merce di attraversare il confine.
Se il GMR è assente o errato, il veicolo può essere respinto o bloccato prima dell'imbarco.
Importare in DDP nel Regno Unito: cosa cambia?
Nelle vendite DDP, il venditore si assume la responsabilità completa dell'importazione: sdoganamento, dazi, VAT, documenti e consegna finale al cliente.
Questo modello è frequente nell'e-commerce B2C, ma richiede una struttura fiscale e doganale molto più solida. In pratica, devi avere:
- EORI GB;
- UK VAT Number quando necessario;
- accesso al PVA se applicabile;
- broker o rappresentante doganale nel Regno Unito;
- Power of Attorney;
- fatture commerciali con Incoterm DDP indicato chiaramente;
- processo di recupero o dichiarazione della VAT UK.
Domande frequenti
Serve sempre una licenza per importare nel Regno Unito?
No. La licenza è richiesta solo per alcune categorie di merci regolamentate, ad esempio prodotti sanitari, animali, sostanze chimiche o beni soggetti a controlli specifici.
La verifica deve partire dal codice HS del prodotto. In base alla classificazione doganale, HMRC e le autorità competenti indicano se sono necessari certificati, licenze o notifiche preventive.
Un numero EORI italiano è valido per importare nel Regno Unito?
No. Per importare in Gran Bretagna serve un numero EORI GB. Un EORI rilasciato in un Paese dell'Unione europea resta valido per le formalità UE, ma non sostituisce l'identificativo doganale britannico.
Questo è uno degli errori più frequenti nelle spedizioni post-Brexit: la merce parte con documenti commerciali corretti, ma senza identificativo doganale accettato nel Regno Unito.
Cos'è il Postponed VAT Accounting?
Il Postponed VAT Accounting, o PVA, è il meccanismo che permette di contabilizzare la VAT all'importazione nella dichiarazione IVA britannica invece di pagarla immediatamente alla frontiera.
Per un'azienda registrata alla VAT nel Regno Unito, il PVA può migliorare la tesoreria perché evita l'anticipo immediato dell'aliquota standard del 20 % sulla merce importata.
Che differenza c'è tra MRN e GMR?
Il MRN, Movement Reference Number, è il riferimento della dichiarazione doganale. Prova che la dichiarazione è stata generata e consente di seguirne lo stato.
Il GMR, Goods Movement Reference, è invece collegato al movimento fisico della merce tramite GVMS, soprattutto per traghetti, Eurotunnel e traffico Ro-Ro. In molti casi servono entrambi, ma hanno funzioni diverse.
Quali dati devono comparire sulla fattura commerciale per l'import UK?
La fattura deve indicare venditore, acquirente, descrizione precisa dei prodotti, codice HS, valore, valuta, origine, Incoterm, numero EORI GB e, se applicabile, UK VAT Number.
La fattura commerciale è la base del calcolo doganale. Se i dati sono incompleti o incoerenti con packing list e documento di trasporto, il broker può non riuscire a completare la dichiarazione.
In DDP chi è responsabile delle formalità di importazione nel Regno Unito?
In DDP, il venditore è responsabile delle formalità di importazione, dei dazi, della VAT e della consegna finale al cliente.
Per questo motivo il venditore deve organizzare in anticipo EORI GB, eventuale UK VAT Number, rappresentanza doganale, Power of Attorney e documenti di importazione coerenti.
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