MVA-refusjon i Luxembourg: frister, vilkår og riktig prosess

Velg riktig prosess før du samler fakturaene

Prosessen avhenger først av selskapets MVA-status i Luxembourg. En MVA-representant i Luxembourg kan avklare dette raskt. Før du forbereder dokumentasjonen, må du avklare om selskapet allerede har et luxembourgsk MVA-nummer.LU12345678

Hva regnes som refunderbar MVA i Luxembourg?

Refunderbar MVA er inngående MVA betalt til en leverandør eller ved import for selskapets økonomiske aktivitet. MVA-en skal ikke bli en endelig kostnad dersom selskapet har fradragsrett og kostnaden oppfyller luxembourgske regler. Se vår MVA i Luxembourg for en fullstendig oversikt over satser.

Den ordinære MVA-satsen i Luxembourg er 17 %. Enkelte transaksjoner kan omfattes av reduserte satser som 8 %, 14 % eller 3 %, men satsen i seg selv avgjør ikke om MVA-en kan refunderes. Det avgjørende er kostnadens art, koblingen til virksomheten og kvaliteten på dokumentasjonen.

MVA fakturert ved en feil, private utgifter, ufullstendige fakturaer og kostnader uten klar forretningsmessig sammenheng kan blokkere refusjonen.

Hvem kan få tilbake luxembourgsk MVA?

Bare MVA-pliktige selskaper kan kreve refusjon. Det gjelder virksomheter som driver selvstendig økonomisk aktivitet, for eksempel salg av varer, levering av tjenester, profesjonell utleie eller annen avgiftspliktig aktivitet.

Privatpersoner, organisasjoner uten avgiftspliktig økonomisk aktivitet, offentlige organer utenfor avgiftspliktig virksomhet og enheter som ikke kan dokumentere status som avgiftspliktig, faller normalt utenfor.

For utenlandske selskaper kontrollerer AED også om aktiviteten i Luxembourg egentlig skulle ha utløst lokal MVA-registrering. Hvis registrering var påkrevd, kan en isolert refusjonssøknad etter 2008/9 eller 13th Directive bli avvist.

Hvilke kostnader kan gi rett til refusjon?

Kostnadene må være pådratt for virksomheten og gi fradragsrett etter luxembourgske regler. Kategorien alene er ikke nok. Du må kunne vise hvorfor kostnaden hører til selskapets økonomiske aktivitet.

Samme type kostnad kan aksepteres i ett tilfelle og diskuteres i et annet. Forskjellen ligger ofte i fakturaen, formålet, hvem som faktisk har brukt tjenesten og om aktiviteten er dokumentert.

Hvis selskapet er MVA-registrert i Luxembourg

Et selskap med luxembourgsk MVA-registrering får normalt tilbake MVA gjennom sine VAT returns. Inngående MVA trekkes fra utgående MVA. Hvis inngående MVA overstiger MVA som skal betales, kan kreditten enten refunderes eller overføres til neste periode. Les mer om MVA-nummer i Luxembourg og MVA-melding i Luxembourg.

MVA-meldingene sendes elektronisk via eCDF. Kontostatus og enkelte tjenester kan også følges gjennom MyGuichet. Praktisk betyr det at refusjonen må kunne forklares i regnskapet: fakturaer, importdokumenter, bokføring, fradragsperiode og økonomisk begrunnelse må henge sammen.

Hvis selskapet er etablert i EU, men ikke registrert i Luxembourg

Et EU-selskap som ikke er MVA-registrert i Luxembourg bruker VAT Refund Directive 2008/9. Søknaden sendes ikke direkte i en luxembourgsk portal. Den sendes elektronisk i etableringslandets portal, som videresender saken til Luxembourg.

Fristen er 30. september i kalenderåret etter refusjonsperioden. Minimumsbeløpene er 400 EUR for en periode på minst 3 måneder og under ett år, eller 50 EUR for et helt kalenderår eller restperioden av et kalenderår.

AED har i utgangspunktet 4 måneder til å behandle søknaden. Hvis administrasjonen ber om tilleggsopplysninger, kan tidslinjen forlenges.

Hvis selskapet er etablert utenfor EU

Et selskap utenfor EU bruker 13th Directive. Søknaden er normalt årlig og sendes som papirsøknad til luxembourgsk administrasjon, med dokumentasjonen som kreves for perioden.

Fristen å merke seg er 30. juni året etter at den luxembourgske MVA-en ble belastet. Søknaden må særlig dokumentere at selskapet er avgiftspliktig, ikke er etablert i Luxembourg, ikke har hatt lokale avgiftspliktige transaksjoner som skulle vært deklarert der, og at kostnadene er profesjonelle.

13th Directive gir medlemsstatene rom for nasjonale krav til skjema, dokumentasjon og i enkelte tilfeller gjensidighet. For Luxembourg må søknaden uansett være komplett, lesbar og konsistent med fakturaene.

Dokumentene du bør forberede

En god MVA-refusjonssak handler mindre om antall vedlegg og mer om sammenheng. AED må forstå hvem som søker, hvorfor MVA-en er betalt, hvilken aktivitet kostnaden gjelder og hvor refusjonen skal betales.

Behandlingstid og vanlige avslag

For 2008/9-søknader er normal behandlingstid 4 måneder fra Luxembourg mottar søknaden. Ved spørsmål eller krav om supplerende informasjon kan prosessen ta lengre tid.

For 13th Directive-søknader bør du regne med omtrent 6 måneder, og mer hvis dokumentasjonen er ufullstendig eller AED ber om avklaringer.

De vanligste årsakene til avslag er:

• innsending etter fristen;

• bruk av 2008/9 selv om luxembourgsk MVA-registrering var nødvendig;

• ufullstendige eller ikke-konforme fakturaer;

• krav om refusjon av MVA som er fakturert feil;

• kostnader uten dokumentert kobling til økonomisk aktivitet;

• feil refusjonsperiode;

• manglende svar på spørsmål fra AED.