MVA-nummer i Storbritannia: når må du registrere deg hos HMRC?

Når trenger et utenlandsk selskap britisk MVA-nummer?

En MVA-representant i Storbritannia kan hjelpe deg med registreringen. Du må vurdere britisk MVA-registrering så snart virksomheten din har en avgiftspliktig kobling til Storbritannia: salg, lager, import, lokal distribusjon eller tjenester som er avgiftspliktige der. Feilen mange gjør, er å starte med 90 000 GBP-grensen. For utenlandske selskaper er riktig første spørsmål ofte: gjør vi taxable supplies i Storbritannia?

HMRC skiller mellom virksomheter etablert i UK og virksomheter som ikke er etablert der. Et ikke-etablert selskap, ofte omtalt som NETP, kan måtte registrere seg uavhengig av omsetning dersom det leverer eller forventer å levere varer eller tjenester i Storbritannia.

Den generelle grensen på 90 000 GBP

Se vår MVA i Storbritannia for en fullstendig oversikt over britiske MVA-regler. Den britiske standardregelen er at en virksomhet må registrere seg for VAT når avgiftspliktig omsetning overstiger 90 000 GBP over de siste 12 månedene. Grensen vurderes rullerende, ikke bare per kalenderår.

Registreringsplikt kan også oppstå dersom virksomheten forventer å overstige 90 000 GBP i løpet av de neste 30 dagene. Ved faktisk overskridelse av terskelen skal registrering normalt gjøres innen 30 dager etter slutten av måneden der grensen ble passert.

Denne regelen er relevant for britisk-etablerte virksomheter og for enkelte situasjoner der omsetningsgrensen faktisk får anvendelse. Den må likevel ikke brukes som en forenklet "fjernsalgsterskel" for alle utenlandske selgere.

Lager, Amazon FBA og 3PL i Storbritannia

Har selskapet ditt varer på britisk territorium, er dette et av de klareste signalene om at britisk MVA-registrering må vurderes umiddelbart. Det gjelder blant annet når du:

• bruker Amazon FBA i Storbritannia

• lagrer varer hos en britisk tredjepartslogistiker

• holder eget lager eller konsignasjonslager i UK

• importerer varer til UK som du eier og senere selger videre

• flytter varer til britisk lager før kunden er kjent

Når varer selges fra et britisk lager, skjer leveransen ofte i Storbritannia. For et utenlandsk selskap betyr det normalt at registreringsplikten ikke kan vente til omsetningen når 90 000 GBP.

For Amazon-selgere er dette særlig praktisk: aktivering av britisk FBA-lager kan skape britiske MVA-forpliktelser selv om selskapet er etablert i Norge, Frankrike eller et annet land utenfor UK.

Import til UK og videresalg

Importerer du varer til Storbritannia for å selge dem videre, må du skille mellom tollnummer, import-MVA og løpende MVA-rapportering.

Et EORI GB-nummer brukes til tollbehandling og import/eksport. Det er ikke det samme som et britisk MVA-nummer. Mange virksomheter trenger begge: EORI GB for å få varene inn i landet, og MVA-nummer for å rapportere britisk VAT på import og salg.

Postponed VAT Accounting, ofte kalt PVA eller PIVA, kan gjøre kontantstrømmen bedre fordi import-MVA ikke nødvendigvis betales kontant ved grensen, men rapporteres i MVA-meldingen. Dette krever at importen og MVA-rapporteringen håndteres korrekt.

DDP-leveranser: praktisk, men ikke nøytralt

DDP, Delivered Duty Paid, betyr i praksis at selger tar ansvar for importformaliteter, toll og avgifter frem til kunden. For kunden er det friksjonsfritt. For selger kan det derimot skape britiske MVA- og tollforpliktelser.

DDP betyr ikke automatisk at MVA-registrering alltid er nødvendig i alle modeller, men det er et rødt flagg. Hvis selskapet står som importør, eier varene ved import eller gjør en lokal britisk leveranse etter import, må registreringsplikten analyseres før modellen settes i drift.

Slik registrerer du deg for britisk VAT

Registreringen gjøres hos HMRC, vanligvis via GOV.UK og Government Gateway. For utenlandske selskaper bør dokumentasjonen være konsistent før søknaden sendes, ellers øker risikoen for spørsmål og forsinkelser.

Typisk dokumentasjon inkluderer:

• selskapsregistreringsbevis eller tilsvarende firmaattest

• dokumentasjon på MVA-/skattestatus i etableringslandet

• identitetsopplysninger for ledelse eller reelle rettighetshavere

• beskrivelse av forretningsmodellen i UK

• kontrakter med lager, logistikkpartnere, marketplace eller britiske kunder

• informasjon om import, EORI GB og vareflyt

• forventet omsetning og startdato for britiske leveranser

Et praktisk estimat for å få britisk MVA-nummer er ofte 8 til 12 uker. Dette er ikke en HMRC-garanti. Tiden avhenger av sakstype, dokumentasjon, kontrollspørsmål og hvor raskt selskapet svarer.

Når søknaden er godkjent, mottar selskapet et VAT registration certificate med britisk MVA-nummer, effektiv registreringsdato og informasjon om rapporteringsperioder. Nummeret har normalt formatet GB123456789.

Etter registrering: løpende britiske MVA-forpliktelser

Når selskapet er MVA-registrert, starter den operative delen av compliance-arbeidet. Du må fakturere korrekt, føre digitale registre, levere meldinger og betale eventuell MVA innen fristen.

Fakturering og britiske satser

Storbritannia har tre sentrale VAT-satser:

• 20 % standard rate for de fleste varer og tjenester

• 5 % reduced rate for enkelte kategorier

• 0 % zero rate for blant annet bestemte matvarer, bøker og barneklær

Fakturaer må inneholde riktig britisk MVA-nummer og MVA-informasjon der VAT invoice kreves. For import- og DDP-modeller bør faktura, tollpapirer og kontraktsvilkår henge sammen.

VAT Returns

Britiske VAT Returns leveres vanligvis hver tredje måned. Fristen er normalt 1 kalendermåned og 7 dager etter slutten av rapporteringsperioden. Den samme fristen gjelder vanligvis for betaling til HMRC. Se vår detaljerte guide om UK VAT Return frister og MTD.

Meldingen skal leveres selv om selskapet ikke har MVA å betale eller fradragsføre i perioden.

Making Tax Digital

Making Tax Digital for VAT betyr at MVA-registre skal føres digitalt og at MVA-meldingen sendes via kompatibel programvare. Klassiske papirregistre og manuelle prosesser uten digital kobling er ikke nok, med mindre selskapet har en særskilt fritakssituasjon.

Oppbevaring av registre

MVA-registre skal som hovedregel oppbevares i minst 6 år. Dette inkluderer salgsfakturaer, kjøpsfakturaer, kreditnotaer, importdokumentasjon, eksportdokumentasjon, MVA-meldinger, betalingsbevis og underlag for justeringer.

Bør du bruke en MVA-representant i Storbritannia?

For mange europeiske selskaper er en britisk MVA-representant ikke automatisk lovpålagt. Likevel er det ofte operasjonelt nyttig, særlig når selskapet har lager, FBA, DDP, import for videresalg eller flere salgskanaler. De kan også hjelpe med refusjon av britisk MVA for selskaper uten britisk etablering.

En representant kan håndtere registreringen, dialog med HMRC, MTD-oppsett, kvartalsvise VAT Returns, avstemming av import-MVA og oppfølging av frister.

Jeg er Jim, MVA-spesialist hos Eurofiscalis. Jeg hjelper franske og internasjonale selskaper med å sikre deres virksomhet i Europa.

Sjekk også: MVA Storbritannia DDP Brexit