Hvordan fakturere en kunde i Nederland i 2026?

Start med å kvalifisere MVA-regimet

En nederlandsk faktura er ikke én standardmal. Den skal vise riktig MVA-behandling for den konkrete transaksjonen. Før du velger sats eller fakturatekst, må du kontrollere hvem som selger, hvem som kjøper, hvor varene befinner seg, hvor tjenesten er lokalisert, og om kunden er en avgiftspliktig virksomhet. Kontakt en MVA-representant i Nederland for profesjonell bistand.

Når skal du fakturere med nederlandsk MVA?

Du fakturerer med nederlandsk MVA når transaksjonen er avgiftspliktig i Nederland og ingen særregel fjerner BTW fra fakturaen. Dette gjelder typisk lokale vareleveranser i Nederland eller B2C-salg der nederlandsk MVA skal betales. Se MVA-melding i Nederland for frister og rapporteringskrav.

Still disse kontrollspørsmålene før fakturaen sendes:

• leveres varen lokalt i Nederland?
• er kunden privatperson eller avgiftspliktig virksomhet?
• har selgeren lager, import eller lokal vareflyt i Nederland?
• er transaksjonen en intrakommunitær levering, eksport eller reverse charge-situasjon?
• må selgeren registreres for nederlandsk MVA for å deklarere transaksjonen?

Hvis nederlandsk BTW skal faktureres, må fakturaen vise grunnlag ekskl. MVA, anvendt sats, BTW-beløp og totalbeløp. Hvis BTW ikke faktureres, må fakturaen forklare hvorfor.

Hvilke MVA-satser gjelder på en nederlandsk faktura?

Nederland bruker tre hovedbehandlinger: standardsats 21 %, redusert sats 9 % og 0-sats. Standardsatsen er utgangspunktet når ingen redusert sats eller 0-sats kan dokumenteres. Les mer om MVA i Nederland for komplette satser og regler.

0-sats betyr ikke "ingen MVA fordi kunden er utenlandsk". I Nederland må den knyttes til en dokumentert transaksjonstype, for eksempel eksport eller intrakommunitær levering.

Kan et utenlandsk selskap fakturere i Nederland?

Ja, et utenlandsk selskap kan fakturere en kunde i Nederland uten fast etablering der. Det fritar ikke selskapet fra MVA-analysen. Hvis du utfører transaksjoner som er lokalt avgiftspliktige i Nederland, kan du måtte ha et nederlandsk MVA-nummer i formatet NL123456789B01. For registreringsforpliktelsene, se MVA-registrering i Nederland.

I praksis:

• selskaper etablert i EU kan ofte søke direkte MVA-identifikasjon;
• selskaper utenfor EU kan i enkelte tilfeller trenge en fiskal representant;
• lager i Nederland, import etterfulgt av lokalt salg eller salg fra nederlandsk lager kan utløse BTW-forpliktelser;
• en ren B2B-tjeneste til en nederlandsk avgiftspliktig kunde kan derimot falle under reverse charge.

Dokumenter vare- og tjenesteflyten før første faktura sendes. Et selskap som selger varer fra et nederlandsk lager, har ikke samme risiko som et selskap som fakturerer rådgivning til en nederlandsk B2B-kunde.

Hvilke obligatoriske opplysninger skal stå på fakturaen?

En nederlandsk faktura må identifisere partene, transaksjonen, MVA-regimet og beløpene. Mangler fakturaen kravene, kan både leverandørens deklarasjon og kundens fradragsrett bli utfordret.

Ta med minst:

• unikt, fortløpende og kronologisk fakturanummer;
• fakturadato;
• leverandørens navn og adresse;
• leverandørens MVA-nummer;
• kundens navn og adresse;
• kundens MVA-nummer når det kreves;
• leveringsdato eller dato for tjenesteyting hvis den avviker fra fakturadato;
• presis beskrivelse av varer eller tjenester;
• mengde;
• enhetspris ekskl. MVA;
• rabatter eller prisavslag som ikke allerede er inkludert;
• avgiftsgrunnlag;
• anvendt BTW-sats;
• BTW-beløp i euro;
• totalbeløp;
• brukt valuta;
• henvisning til særregime, fritak, 0-sats, reverse charge eller self-billing hvis relevant.

For en kreditnota bør du også angi opprinnelig faktura, årsaken til korrigeringen og, ved retur av varer, informasjon som knytter kreditnotaen til returen.

Hvilke MVA-tekster brukes for intra-EU, eksport og reverse charge?

Fakturateksten skal forklare hvorfor nederlandsk BTW ikke belastes. Dette er punktet både skattemyndighetene og kunden kontrollerer når fakturaen viser 0-sats eller ingen MVA.

For intrakommunitære leveranser bør kundens MVA-nummer kontrolleres i VIES og valideringen arkiveres. Transportbevis, CMR, mottaksbekreftelse og logistikkdokumenter bør lagres sammen med fakturaen.

Kan du fakturere i en annen valuta enn euro?

Ja, en nederlandsk faktura kan utstedes i utenlandsk valuta, men MVA som skal betales i Nederland må vises i EUR. BTW-beløpet må derfor konverteres til euro med en dokumentert valutakurs.

Fakturaen bør vise:

• fakturaens kommersielle valuta;
• avgiftsgrunnlaget;
• anvendt BTW-sats;
• BTW-beløpet i EUR;
• valutakursen som er brukt;
• datoen eller referanseperioden for kursen.

Oppbevar kursgrunnlaget i fakturamappen. Ved kontroll er problemet sjelden at fakturaen er i en annen valuta; problemet er at nederlandsk MVA ikke kan leses og etterprøves i euro.

Er e-fakturering obligatorisk i Nederland?

E-fakturering er obligatorisk for leverandører til den nederlandske sentralforvaltningen, men ikke generelt obligatorisk for private B2B-transaksjoner. Hvis du fakturerer en offentlig nederlandsk myndighet, må formatkravet avklares før innsending.

Mellom private selskaper kan e-faktura brukes hvis kunden godtar det, og hvis fakturaens autentisitet, integritet og lesbarhet er sikret. En PDF på e-post kan være akseptabel i enkelte tilfeller, men er ikke det samme som en strukturert e-faktura sendt via et nettverk som Peppol.

Hvilken fakturafrist og oppbevaringstid gjelder?

Fakturaen skal utstedes senest den 15. dagen i måneden etter levering av varer eller levering av tjenester. Leverer du en vare 10. mars, skal fakturaen derfor være utstedt senest 15. april.

Fristen påvirker også BTW-perioden. Hvis fakturaen utstedes for sent, kan MVA måtte rapporteres i perioden der fakturaen skulle ha vært utstedt, ikke bare i perioden der den faktisk ble sendt.

Oppbevaring i Nederland:

• fakturaer og administrasjon: 7 år;
• data knyttet til fast eiendom og rettigheter i fast eiendom: 10 år;
• transaksjoner under OSS/IOSS: 10 år.

Feilene som oftest skaper MVA-risiko

Feil fakturering i Nederland starter nesten alltid med for rask MVA-kvalifisering. Fakturamalen er siste steg, ikke analysen.

De vanligste feilene er:

• å bruke 21 % uten å vurdere 0-sats eller 9 %;
• å bruke 9 % uten produkt- eller tjenestebegrunnelse;
• å glemme kundens MVA-nummer på en intra-EU-faktura;
• å ikke kontrollere nummeret i VIES;
• å fakturere uten nederlandsk MVA-nummer når lokalt salg krever det;
• å blande fritak, 0-sats, reverse charge og ingen MVA;
• å mangle BTW-beløp i EUR på faktura i utenlandsk valuta;
• å sende faktura etter lovfristen;
• å arkivere etter feil nasjonal oppbevaringsfrist.

Sjekk også: DDP-import til Nederland