Jak fakturovat zákazníkovi v Nizozemsku

Nejdřív určete režim DPH

Pro konzultaci se obraťte na daňového zástupce v Nizozemsku nebo si projděte přehled DPH v Nizozemsku. Nizozemská faktura není univerzální šablona.

Kdy fakturovat s nizozemskou DPH/BTW

Nizozemskou DPH účtujete tehdy, když je plnění zdanitelné v Nizozemsku a nelze použít sazbu 0 %, osvobození ani reverse charge. Typicky jde o lokální dodání zboží v Nizozemsku nebo B2C prodej, u kterého je DPH splatná v Nizozemsku.

Správný test není jen otázka, zda je zákazník v Nizozemsku. Ověřte hlavně:

• zda je zboží dodáno lokálně v Nizozemsku;
• zda je zákazník soukromá osoba, nebo osoba povinná k dani;
• zda prodávající drží zboží ve skladu v Nizozemsku;
• zda transakce není intrakomunitární dodání, vývoz nebo služba v reverse charge;
• zda je potřeba nizozemské DIČ pro přiznání transakce.

Pokud je BTW splatná v Nizozemsku, faktura musí uvádět základ daně, použitou sazbu, částku BTW a celkovou částku. Pokud BTW neúčtujete, faktura musí vysvětlit proč.

Jaké sazby DPH použít na nizozemské faktuře

Nizozemsko pracuje se standardní sazbou 21 %, sníženou sazbou 9 % a sazbou 0 %. Standardní sazba je výchozí, pokud konkrétní zboží, služba nebo režim nespadá pod jinou úpravu.

Sazba 0 % neznamená "bez DPH, protože zákazník je zahraniční". V Nizozemsku se používá u přesně vymezených transakcí a musí být podložená dokumentací.

Může zahraniční firma fakturovat v Nizozemsku

Ano, zahraniční firma může fakturovat zákazníkovi v Nizozemsku i bez místní provozovny. Pokud uskutečňujete zdanitelná plnění, může být nutné nizozemské DIČ k DPH. Tuto povinnost nelze přehlédnout.

V praxi platí:

• firma usazená v EU může často žádat o přímou registraci;
• firma mimo EU může podle situace potřebovat daňového zástupce;
• sklad v Nizozemsku, dovoz následovaný lokálním prodejem nebo prodej ze skladových zásob v Nizozemsku může založit povinnosti k BTW;
• čistá B2B služba v EU může naopak spadat pod reverse charge u zákazníka.

Nejlepší postup je zdokumentovat obchodní tok před první fakturou. Francouzská nebo česká firma prodávající ze skladu v Nizozemsku není ve stejné pozici jako firma, která fakturuje poradenskou službu nizozemskému plátci DPH. S registrací přichází povinnost podávat přiznání k DPH v Nizozemsku.

Povinné údaje na faktuře v Nizozemsku

Nizozemská faktura musí identifikovat strany, transakci, režim DPH a částky. Pokud údaje chybí, problém nemá jen dodavatel. Zákazník může přijít o nárok na odpočet DPH.

Na faktuře uveďte minimálně:

• jedinečné, navazující a chronologické číslo faktury;
• datum vystavení;
• název a adresu dodavatele;
• DIČ dodavatele pro DPH;
• název a adresu zákazníka;
• DIČ zákazníka, pokud je vyžadováno;
• datum dodání zboží nebo poskytnutí služby, pokud se liší od data faktury;
• přesný popis zboží nebo služby;
• množství;
• jednotkovou cenu bez DPH;
• slevy a rabaty, pokud nejsou zahrnuty v ceně;
• základ daně;
• použitou sazbu BTW;
• částku BTW v EUR;
• celkovou částku k úhradě;
• použitou měnu;
• odkaz na zvláštní režim, osvobození, sazbu 0 %, reverse charge nebo self-billing, pokud se použije.

U dobropisu přidejte odkaz na původní fakturu, důvod opravy a u vráceného zboží také informace, které dobropis propojí s vrácením.

Jaké poznámky použít pro intrakomunitární dodání, vývoz a reverse charge

Poznámka k DPH musí vysvětlit, proč na faktuře není lokální nizozemská DPH. Právě tuto část kontroluje zákazník i správce daně, když je na faktuře 0 % nebo žádná DPH.

U intrakomunitárního dodání vždy ověřte DIČ zákazníka ve VIES a uložte důkaz o ověření. K faktuře patří také přepravní dokumenty: CMR, potvrzení o převzetí, logistické doklady nebo jiné podklady odpovídající pravidlům Quick Fixes.

Faktura v cizí měně: DPH musí být v EUR

Nizozemskou fakturu můžete vystavit v cizí měně, ale DPH splatná v Nizozemsku musí být čitelná v EUR. Částku BTW proto uveďte také v eurech a použijte zdokumentovaný směnný kurz.

Na faktuře nebo v účetním podkladu mějte:

• obchodní měnu faktury;
• základ daně;
• sazbu BTW;
• částku BTW v EUR;
• použitý směnný kurz;
• datum nebo období, ze kterého kurz vychází.

Nizozemská celní a daňová praxe pracuje s publikovanými směnnými kurzy pro celní a daňové účely. Uložte si zdroj kurzu přímo k faktuře, zejména pokud fakturujete pravidelně v jiné měně.

Je e-fakturace v Nizozemsku povinná

E-fakturace B2G je v Nizozemsku povinná pro dodavatele centrální státní správy. Pokud fakturujete nizozemskému veřejnému orgánu, ověřte požadovaný strukturovaný formát před odesláním.

E-fakturace B2B není v Nizozemsku obecně povinná. Mezi soukromými firmami ji lze používat, pokud s ní zákazník souhlasí a pokud je zajištěna autenticita původu, integrita obsahu a čitelnost faktury. PDF poslané e-mailem může v některých případech stačit, ale není totéž jako strukturovaná e-faktura odeslaná přes síť typu Peppol.

Lhůta vystavení a archivace faktur

Faktura musí být vystavena nejpozději 15. den měsíce následujícího po dodání zboží nebo poskytnutí služby. Pokud dodáte zboží 10. března, faktura musí být vystavena nejpozději 15. dubna.

Lhůta má dopad i na období přiznání k BTW. Pokud fakturu vystavíte pozdě, může být DPH nutné přiznat v období, ve kterém měla být faktura vystavena, ne až v období skutečného vystavení.

Pro archivaci v Nizozemsku platí:

• administrativa a faktury: 7 let;
• údaje k nemovitostem a právům k nemovitostem: 10 let;
• operace v režimu OSS/IOSS: 10 let.

Lhůtu posuzujte podle aktuální hodnoty údaje. Dokud je smlouva nebo podklad aktivní pro daňovou pozici, stále patří do běžné administrativy.

Nejčastější chyby při fakturaci do Nizozemska

Chyby na nizozemských fakturách téměř vždy začínají příliš rychlou kvalifikací DPH. Samotný vzhled faktury je až konec procesu.

Nejčastější chyby:

• použít 21 %, i když bylo potřeba ověřit sazbu 0 % nebo 9 %;
• použít 9 % bez doložení kategorie zboží nebo služby;
• zapomenout DIČ zákazníka u intrakomunitární faktury;
• neověřit DIČ ve VIES;
• fakturovat bez nizozemského DIČ, i když lokální prodej registraci vyžaduje;
• zaměnit osvobození, sazbu 0 % a reverse charge;
• neuvést částku BTW v EUR na faktuře v cizí měně;
• vystavit fakturu po zákonné lhůtě;
• archivovat faktury podle francouzské nebo české lhůty místo nizozemské.