Přeshraniční e-fakturace v EU: co pro vás mění povinnost od roku 2030

Přeshraniční e-fakturace 2030: co se stává povinným

K 1. červenci 2030 se strukturovaná e-faktura stává jedinou platnou podobou faktury pro přeshraniční B2B plnění v rámci EU a každé plnění musí být nahlášeno správci daně v okamžiku vystavení. To je jádro prvního pilíře reformy ViDA („VAT in the Digital Age"), přijaté 11. března 2025 a účinné od 14. dubna 2025.

Konkrétně se mění tři principy najednou. Nejprve se přepisuje samotná definice „elektronické faktury": už to není čitelný dokument zaslaný v digitální podobě, ale soubor ve strukturovaném formátu podle evropské normy EN 16931. Dále odesílatel už nepotřebuje souhlas zákazníka k zaslání elektronické faktury: článek 232 směrnice o DPH se v tomto smyslu mění. A konečně neexistuje žádný limit: dotčena jsou všechna přeshraniční B2B plnění v rámci EU bez ohledu na jejich hodnotu nebo velikost společnosti.

Rozsah povinnosti si žádá upřesnění, protože právě tady se většina obsahu na webu mýlí. Povinnost roku 2030 míří na přeshraniční B2B plnění v rámci EU, tedy na přeshraniční toky mezi osobami povinnými k dani ze dvou členských států. Vztahuje se také na plnění uskutečněná neusazeným dodavatelem v režimu přenesení daňové povinnosti podle článku 194. Naproti tomu čistě tuzemská plnění mezi dvěma subjekty usazenými v téže zemi spadají pod národní mandáty, nikoli pod evropskou povinnost roku 2030.

Strukturovaná faktura (EN 16931): PDF už nestačí

PDF zaslané e-mailem není elektronickou fakturou ve smyslu reformy roku 2030. To je nejčastější zdroj nedorozumění a jeho podcenění vyjde draho. Norma EN 16931 vyžaduje strukturovaný formát, čitelný a automaticky zpracovatelný informačním systémem, nikoli jen lidským okem.

Normě odpovídají tři rodiny formátů:

• UBL (Universal Business Language) a CII (Cross Industry Invoice): čistě XML formáty, plně strukturované.
• Factur-X (shodný s německým ZUGFeRD): hybridní formát. Kombinuje PDF čitelné člověkem a strukturovaný XML soubor vložený uvnitř.

Přenos těchto faktur se opírá o sítě a platformy. Síť Peppol je jedním z nejrozšířenějších kanálů v Evropě, není to však jediný model, jak uvidíme níže u rozdílu mezi centralizovanými a decentralizovanými systémy.

V praxi to znamená jediné: čitelnost pro člověka přestává být měřítkem shody. Rozhoduje strojová zpracovatelnost. Faktura, kterou váš účetní bez problémů přečte na obrazovce, může být z pohledu normy zcela neplatná, pokud za ní nestojí strukturovaná datová vrstva. Proto je klíčové ověřit u svého ERP nebo fakturačního nástroje, zda skutečně generuje UBL, CII nebo hybridní Factur-X, a ne pouze grafické PDF s hezkým rozvržením.

Lhůta pro vystavení se zkracuje na 10 dnů

Elektronická faktura musí být vystavena ve lhůtě 10 dnů od vzniku daňové povinnosti. Toto číslo si dobře zapamatujte, protože stále koluje houževnatý mýtus zděděný z původního návrhu z roku 2022, který hovoří o lhůtě 2 dnů. Nakonec přijatý text však stanoví 10 dnů.

Konec souhrnného hlášení: fiskální výkaz nahrazuje e-reporting (DRR)

Velký přelom roku 2030 spočívá v přechodu od periodického a agregovaného výkazu k hlášení v reálném čase, transakci po transakci. Mechanismus se jmenuje Digital Reporting Requirements (DRR), tedy požadavky na digitální hlášení. Nahrazuje a ruší souhrnné hlášení, které dnes firmy podávají za svá plnění v rámci EU.

V českém prostředí to znamená konkrétní rozdělení, které řada zdrojů plete. Je třeba rozlišit dvě povinnosti s odlišným osudem:

• Souhrnné hlášení je čistě fiskální výkaz k DPH. Podává ho plátce za dodání zboží a poskytnutí služeb v rámci EU (v režimu přenesení daňové povinnosti) a za přemístění vlastního zboží. Tento výkaz zcela zaniká a přechází do e-reportingu k 1. červenci 2030.
• Statistické šetření INTRASTAT má jiný právní základ. Sleduje pohyb zboží mezi členskými státy pro účely evropské statistiky, nikoli DPH. Reforma ViDA ho neruší.

Hlášení v reálném čase, transakce po transakci

S DRR se každé plnění hlásí v okamžiku vystavení faktury, jednotlivě, a už ne sloučené v jednom měsíčním výkazu. Správce daně tak získává téměř okamžitý obraz toků v rámci EU, což má snížit mezeru ve výběru DPH a kolotočové podvody.

Mechanismus má dvě strany:

• Na straně prodávajícího: hlášení probíhá v okamžiku vystavení faktury, v již zmíněné lhůtě 10 dnů.
• Na straně kupujícího: hlášení pořízení v rámci EU a plnění v režimu přenesení daňové povinnosti se musí odeslat ve lhůtě 5 dnů od přijetí.

Na faktuře se pro potřeby tohoto hlášení stávají povinnými některé údaje: IBAN účtu příjemce platby a odkaz na původní fakturu u faktur opravných. Pole, které se určitou dobu zvažovalo, tedy datum platby, bylo nakonec opuštěno.

Před a po: co se mění ve vašich hlášeních

Následující tabulka shrnuje přelom pro společnost uskutečňující plnění v rámci EU.

Povinnost EU 2030 ≠ národní mandáty: nezaměňujte je

Reforma elektronické fakturace se odehrává na třech odlišných úrovních se třemi různými harmonogramy. Jejich záměna je nejrozšířenější chybou. Právě v tomhle může jasný obsah nejvíce pomoct finančnímu řediteli.

Zde jsou tři vrstvy, které je třeba rozlišit:

1. Národní mandáty: každý stát může uložit elektronickou fakturaci pro svá tuzemská plnění. Od 14. dubna 2025 to smí učinit bez předchozího svolení EU (konec výjimek podle článku 395), pokud vychází z normy EN 16931. 2. Evropská povinnost v rámci EU: strukturovaná e-faktura a e-reporting pro přeshraniční B2B, k 1. červenci 2030. To je téma tohoto článku. 3. Konvergence: stávající národní systémy se budou muset sladit s evropským modelem nejpozději k 1. lednu 2035.

Národní mandáty: Belgie, Německo, Polsko, Itálie a Česko

Několik států předběhlo evropský kalendář v oblasti tuzemské elektronické fakturace. Tyto harmonogramy jsou nezávislé na evropském termínu roku 2030.

Česká republika zatím nezavedla povinnou tuzemskou B2B elektronickou fakturaci. To ale neznamená, že se vás reforma netýká: povinnost pro přeshraniční plnění v rámci EU platí od roku 2030 pro každou českou společnost, která obchoduje s odběrateli v jiných členských státech, nezávisle na tom, jak rychle Česko přijme vlastní tuzemský mandát.

Clearance nebo Peppol a konvergence národních systémů v roce 2035

V Evropě vedle sebe existují dva velké technické modely a do roku 2035 se budou muset sblížit s evropským modelem. Pochopení této architektury pomáhá vybrat nástroje bez chyby.

• Model centralizovaného clearance: faktura projde veřejnou platformou, která ji ověří před předáním zákazníkovi. To je volba Itálie (SdI) a Polska (KSeF).
• Decentralizovaný model typu Peppol: faktura koluje přímo mezi schválenými přístupovými body, bez předchozího centrálního ověření. To je volba Belgie, Německa a severských zemí.

Národní systémy zavedené před 1. lednem 2024, jako italský SdI, mají období na přizpůsobení: budou muset konvergovat k evropskému modelu nejpozději k 1. lednu 2035. I tady si dejte pozor na starší zdroje, které tuto konvergenci datují do roku 2028: je to skutečně rok 2035.

Zde je časová osa, kterou si u fakturačního rozměru zapamatujte:

• 14. dubna 2025: vstup ViDA v platnost. Konec výjimek: stát může volně uložit tuzemskou e-fakturaci. Konec povinnosti souhlasu zákazníka.
• 31. prosince 2027: lhůta pro transpozici směrnice ve všech 27 státech.
• 1. července 2030: povinná strukturovaná e-faktura v rámci EU (EN 16931) a e-reporting v reálném čase. Zrušení souhrnného hlášení.
• 1. ledna 2035: konvergence stávajících národních systémů k evropskému modelu.

Co povinnost 2030 mění pro neusazenou společnost

Pro společnost, která prodává v režimu B2B ve státech, kde není usazena, povinnost roku 2030 nezaniká jen proto, že neúčtuje místní DPH: mění pouze svou podobu. Je to špatně pochopený, přitom pro přípravu rozhodující bod. Žádný konkurenční obsah ho jasně neřeší.

Připomeňme kontext. K 1. červenci 2028 činí jiný pilíř ViDA přenesení daňové povinnosti podle článku 194 povinným ve všech 27 státech: neusazený dodavatel, který prodává zákazníkovi registrovanému k DPH, fakturuje bez DPH a daň přiznává zákazník. Dalo by se myslet, že když už dodavatel neinkasuje DPH, nemá co hlásit. To je omyl.

Tato plnění v režimu přenesení daňové povinnosti výslovně spadají do rozsahu hlášení. Zde je rozdělení rolí od roku 2030:

• Neusazený prodávající vystaví strukturovanou elektronickou fakturu (EN 16931) bez DPH, s poznámkou o přenesení daňové povinnosti, do 10 dnů od vzniku daňové povinnosti, a nahlásí ji v reálném čase přes e-reporting.
• Zákazník, který je osobou povinnou přiznat daň, nahlásí přijaté plnění do 5 dnů a daň přizná ve svém přiznání.

Tato nová situace posouvá roli daňového zastoupení. Historicky si neusazená společnost najímala zástupce, aby ji zaregistroval a podával místní přiznání. S plošným přenesením daňové povinnosti a rozšířeným OSS část těchto registrací mizí. Objevuje se však nová potřeba: dostát e-fakturaci podle EN 16931, produkovat hlášení v reálném čase a odpovídajícím způsobem nastavit svůj ERP.

Mýty o přeshraniční e-faktuře v EU

Mnoho stránek na webu se od původního návrhu z roku 2022 neaktualizovalo a šíří zastaralé informace. Zde jsou chyby, které nepřebírejte.

Potřebujete pomoct s přípravou na rok 2030?

Zmapovat vaše toky v rámci EU, oddělit to, co spadá pod národní mandáty a pod evropskou povinnost, vybrat vaše formáty a platformu, zajistit vaše hlášení v reálném čase: přesně to dělá náš tým pro společnosti, které působí po celé Evropě, usazené i neusazené.

Domluvte si schůzku se specialistou →